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Bauprojektmanagement Software: Es geht 2024 nicht mehr ohne!

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AutorIn: Sandra Stehle
Lesedauer: 12 Min.
Veröffentlichung: 27.09.2023

Mit der richtigen Bauprojektmanagement Software haben Sie mehrere Baustellen gleichzeitig im Griff. Lesen Sie jetzt alles über die Vorteile und worauf es bei der Wahl der Software zu achten gilt.

Inhalte

Das Wichtigste zuerst:

  • Bauprojektmanagement Software löst viele Probleme, die Projektleiter Tag ein Tag aus beschäftigen.
  • Stimmen Sie Ihr Team mit einer Software perfekt aufeinander ab – und zwar in jeder Bauphase.
  • CENDAS, die Software für TGAs, macht aus Ihren Baustellen erfolgreiche Bauprojekte und sichert Ihnen den Echtzeit-Durchblick.

Was ist Bauprojektmanagement?

Das Bauprojektmanagement trifft wichtige Entscheidungen und ist für die Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle von Bauprojekten bzw. Prozessen verantwortlich. Die Kommunikation und Dokumentation sind hierbei entscheidend. 

Das Ziel des Bauprojektmanagements ist es, Leistungen termingerecht, frei von Mängeln und im Rahmen des vorgegebenen Budgets fertigzustellen und zu übergeben. Folglich spielen die Faktoren Zeit, Qualität und Kosten eine sehr große Rolle.  

Einige Aufgaben sind:

  • Interne und externe Kommunikation
  • Angebots- und Vertragsmanagement
  • Ressourcenplanung (Personal, Material…)
  • Kostenplanung, -kalkulation und -steuerung
  • Baustellendokumentation
  • Änderungsmanagement wie Revisionen und Nachträge
  • Vertretung in Kundenterminen
  • Sicherheitsaspekte

In der Theorie ist das Bauprojektmanagement ohne größere Herausforderungen machbar.  

Sie wissen aber sicher, dass das nach einem Blick in die Praxis ganz anders aussieht. Oftmals scheitert es schon an der Kommunikation. Hinzu kommt, dass an einem Projekt viele Parteien beteiligt sind und von heute auf morgen die ganze Planung durcheinandergebracht werden kann. Auch äußere Faktoren wie Wetterbedingungen können eine Baustelle lahmlegen. Wer dann noch rechtssicher handeln möchte, muss sich mit unzähligen Dokumenten herumschlagen, was sehr viel Zeit kosten kann.  

Aus diesem Grund sind Bauunternehmen immer mehr auf digitale Lösungen angewiesen. Der Einsatz von Bauprojektmanagement Software ist für viele nicht mehr wegzudenken. 

Was ist eine Bauprojektmanagement Software?

Eine Bauprojektmanagement Software ist ein digitales Werkzeug, dass Sie in den verschiedenen Bauphasen unterstützt. Im Unterschied zu einer gewöhnlichen Projektmanagement Software sind die Lösungen spezifisch auf die Bauindustrie ausgerichtet und werden den Anforderungen gerecht.  

bauprojektmanagement software CENDAS

Auf dem Markt gibt es verschiedene Apps und Software, die jeweils Cloud-basiert sind und somit eine Art Plattform für Handwerksunternehmen bilden. Sie können darüber kommunizieren, planen und dokumentieren. Beispielsweise laden Sie dort Ihre Baupläne hoch und können Revisionen direkt über die Software kommunizieren und bearbeiten.  

Vorteile einer Bauprojektmanagement Software im Praxiseinsatz

Effizienter, günstiger, gründlicher und einfacher – eine solche Arbeitsweise ist auf Baustellen immer wichtiger. Bauprojektmanagement Software hat das Potenzial, genau das zu realisieren. Die Vorteile sind immens. Daher ist die Software bereits bei vielen Unternehmen im Einsatz.

1. Die optimale Kommunikation im Team

Die Kommunikation auf Baustellen dauert für gewöhnlich lange, ist öfter unvollständig und läuft über mehrere Kanäle gleichzeitig ab – ohne Struktur, so wie es eben gerade passt. Bis Sie den Bauleiter erreichen und der Monteur auf der Baustelle von einer Planänderung mitbekommt, hat er vielleicht schon weitergearbeitet und im schlimmsten Fall muss der Abschnitt dann zurückgebaut werden.

Finden Sie auch, dass der Weg einer Information vom Büro auf den Bau kein einfacher ist? Eine Bauprojektmanagement Software baut hier die notwendige Brücke.

Indem beispielsweise der Monteur auf dem Smartphone einträgt, welche Aufgabe er gerade bearbeitet und Revisionen aus dem Büro direkt in der Software vom Bauleiter freigegeben und dann jedem aktuell zur Verfügung gestellt werden, gibt es keine Missverständnisse mehr.  

Beim aufgabenbasierten Arbeiten mit CENDAS können Sie die Kommunikation zu einer Aufgabe direkt am richtigen Ort führen, festhalten und für jeden Befugten transparent und zugänglich machen. Nachrichten an den Bauleiter über bekannte Messenger können Sie sich so sparen – ohnehin sind diese aus datenschutzrechtlichen Gründen bedenkenswert. 

2. Überblick in jeder Bauphase

Es ist schon eine Herausforderung, ein einziges Bauprojekt zu begleiten. Termine, Mängel, Revisionen, eine große Anzahl an Nachträgen, Behinderungen oder das Aufmaß: Alles will koordiniert, berücksichtigt, bearbeitet und dokumentiert werden.  

Wer hier noch mit Zettel und Stift arbeitet, geht schnell im Papierchaos verloren. Was aber, wenn Sie als Projektleiter gleich mehrere Baustellen gleichzeitig betreuen? Ohne Bauprojektmanagement Software haben Sie hier so gut wie keine Chance, den Überblick zu bewahren. 

Über eine Software haben Sie einfachen Zugang zu all Ihren Projekten. In jedem Projekt werden Termine, Baupläne inklusive der Revisionen, Dokumente wie Mängelanzeigen oder Bautagesberichte abgespeichert.  

  • Bei CENDAS haben Sie zusätzlich eine Live-Kontrollmöglichkeit von Ist-Zuständen, bezogen auf das gesamte Projekt oder einzelne Aufgaben.  
  • So können Sie Ihre eigenen Einschätzungen und Berechnungen tätigen, ohne sich ausschließlich auf die Aussagen des Bauleiters verlassen zu müssen. 

3. Ideale Einsatz- und Ressourcenplanung

Für die Personal- und Ressourcenplanung auf der Baustelle ist der aktuelle IST-Stand eine wichtige Basis. Anhand dessen kann kalkuliert werden, welche Ressourcen zur Fertigstellung der Leistung noch notwendig sind. Wenn aber der IST-Stand nicht ersichtlich ist, beruht die Planung auf wagen Schätzungen und ist selten akkurat.  

Wenn dann noch Materialien fehlen, weil die Bestellung vom Bauleiter versäumt wurde und die Vorlaufzeit sehr lange ist, kann das einen Bauabschnitt komplett lahmlegen. Gleichzeitig sind Materialien sehr teuer, müssen anderenfalls gelagert werden und werden am Ende womöglich nicht einmal verbaut.  

Setzen Sie stattdessen eine Bauprojektmanagement Software ein. Dank Echtzeit-Einblick und Datenanalysen können Sie den Personalbedarf einfach ermitteln und gegebenenfalls weitere Nachunternehmen beauftragen. Außerdem können Sie überprüfen, welche Materialbestellungen wann erforderlich sind. 

4. Termin- und Kostenkontrolle

Die Kosten überschlagen sich, Fristen werden nicht eingehalten und am Ende weiß niemand, wo überhaupt das Problem lag. Waren andere Gewerke schuld, lag es an einer schlechten Personalplanung oder kam doch das Wetter dazwischen?

Eine Software macht die ganze Baustelle effizienter. Sie können Risiken und deren Gründe frühzeitig erkennen und unnötige Kosten vermeiden. Außerdem erleichtert eine Software das Nachtragsmanagement, sodass Sie Nachträge rechtzeitig einreichen und für alle Leistungen bezahlt werden. Insgesamt werden Ihre Projekte profitabler, (was auch den Geschäftsführer freut). Durch die genaue Kontrolle des IST-Zustands bleiben Fristen im Blick und können entsprechend priorisiert werden.

5. Baudokumentation: rechtssicher, lückenlos, an einem Ort

Sie kennen das Sprichwort „Wer schreibt der bleibt“. Die Dokumentation ist für professionelle Handwerksunternehmen das A und O, wird aber auf der Prioritätenliste öfter nach hinten verschoben. Schließlich kann darauf im Bauprozesses verzichtet und etwas Zeit gewonnen werden.  

Das Problem ist aber nicht die Dokumentation an sich, sondern die Art und Weise, wie heute noch auf Baustellen damit umgegangen wird. (Die Zettelwirtschaft, nicht zugeordnete Fotos auf dem Smartphone und unüberschaubare Nachrichten via Messenger oder E-Mail lassen grüßen). Unangenehm wird es spätestens dann, wenn nach drei oder vier Jahren Mängelansprüche ins Haus flattern.  

Mit einer Bauprojektmanagement Software lösen Sie diese Probleme. Das gelingt, indem die Kommunikation über die Software stattfindet, Fotos dort gespeichert werden und etwa Mängel inklusive der Mängelfreimeldung, Nachträge oder Bedenkenanmeldungen direkt im digitalen Bauplan an der entsprechenden Stelle festgehalten werden. Informationen sind einfach und schnell auffindbar – ganz egal, seit wie vielen Jahren das Bauprojekt bereits abgeschlossen ist.  

Sie haben mit einer Software wie CENDAS quasi überall und zu jeder Zeit alle Ihre Ordner mit Baudokumenten griffbereit

6. Professionelles Auftreten gegenüber dem Auftraggeber

Auch der Auftraggeber will über den aktuellen Stand auf der Baustelle Bescheid wissen. Aber ob Kosten und Termine eingehalten werden, können Sie nur beantworten, wenn Sie den Durchblick haben. Wenn Sie sich hier auf wage Schätzungen anderer verlassen, können früher oder später die Erwartungen des Kunden nicht eingehalten werden.  

bauprojektmanagement software vorteile

Arbeiten Sie daher mit einer Bauprojektmanagement Software. Damit schaffen Sie Transparenz gegenüber dem Auftraggeber und können ihm präzise Auskunft über den Baufortschritt geben. Auch die Auswirkungen von Baubehinderungen, Revisionen und anderen Einflüssen lassen sich so viel einfacher quantifizieren und eine fortlaufende Kalkulation erstellt werden. 

Für ein gelungenes Lean Construction Management ist eine gute Software eine wichtige Voraussetzung.

Ganz nebenbei erleichtert eine Software auch die interne Kommunikation mit dem Geschäftsführer, der die Gründe für Verzögerungen oder höhere Kosten ebenfalls genau erfahren möchte. 

Was macht eine gute Bauprojektmanagement Software aus? – 8 Kriterien

Die Wahl einer Software will gut überlegt sein. Sie muss vor allem zu Ihren Anforderungen passen. Zusätzlich raten wir Ihnen, auf die folgenden acht Aspekte zu achten. 

Webinar CENDAS powered by Würth Software

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CENDAS powered by Würth
vs. andere Software

Was macht den Unterschied? Das wird ganz schnell an praktischen Beispielen deutlich.

1. Branchenspezifische Bausoftware

Bei der Suche nach Projektmanagement Tools werden Sie schnell fündig. Allerdings handelt es sich bei den meisten Anbietern um branchenübergreifende Lösungen, die nicht für die Baubranche gemacht sind. Solcher Software fehlt es an wichtiger Funktionalität. Wählen Sie gezielt eine Bauprojektmanagement Software aus.  

CENDAS ist von TGAs für TGAs entwickelt worden und geht sehr spezifisch auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Branche ein. 

2. Transparente und effiziente Kommunikation

An der Kommunikation schwächelt es bekanntermaßen auf Baustellen. Was im Büro entschieden wird, kommt lange nicht bei jedem auf der Baustelle an und was vor Ort beschlossen wird, gelangt in manchen Fällen gar nicht ins Büro… von Echtzeit-Informationen ganz zu schweigen. 

Dieses Kommunikationsproblem lässt sich mit einer cloudbasierten Bauprojektmanagement Software beheben.  

bauprojektmanagement software kommunikation

Durch die digitale und vor allem Cloud-gestützte Arbeitsweise mit Synchronisation haben alle Beteiligten einen Echtzeit-Einblick. Bautagebuch, Fotos, Behinderungsanzeigen, Revisionen und vieles mehr werden in der Software dokumentiert und sind für alle zugänglich. Das macht die Kommunikation transparent, Wichtiges geht nicht mehr im Zettelchaos unter und Sie arbeiten endlich effizient.  

3. Einfach erreichbarer Kunden-Support

Auf Baustellen läuft die Zeit. Wenn dann die Bauprojektmanagement Software nicht so will wie Sie, kommt es auf einen kompetenten und schnell erreichbaren Service an. Chat-Bots oder Call-Center kommen bei komplexen Fragen schnell an ihre Grenzen. Achten Sie deshalb auf einen persönlichen Kundensupport in deutscher Sprache.  

Um sich mit der Software vertraut zu machen, sind Erklär- oder Lernvideos sehr nützlich. Bei CENDAS gibt es für neue Kunden eine Academy, in der alle Funktionen verständlich gemacht werden. Das ist auch hilfreich, wenn Software weiterentwickelt wird und neue Funktionen hinzukommen. 

4. Geräteübergreifende Nutzung

Was ist besser: Eine App oder eine Desktop Anwendung? Wir sind der Meinung, dass eine gute Bauprojektmanagement Software beides können muss.    

Anforderungen:

  • Als Projektleiter sind Sie sicher viel im Büro und können dann direkt am Desktop auf Ihre Projekte zugreifen. Ein größerer Bildschirm erleichtert die Arbeit.  
  • Wenn Sie unterwegs sind, darf eine mobile Lösung auf Tablet oder Smartphone nicht fehlen. Außerdem sind Ihre Kollegen auf dem Bau auf mobile Varianten angewiesen.

5. Offline-Version

Funklöcher auf der Baustelle oder auf dem Weg dorthin sollten Sie nicht bei der Arbeit unterbrechen können. Eine praxistaugliche Bauprojektmanagement Software sollte daher auch im Offline-Zustand ganz ohne Internetverbindung verfügbar sein. Zwar werden dann die Daten nicht direkt synchronisiert, das sollte aber automatisch erfolgen, sobald Sie wieder im Netz sind. 

6. Einfache Bedienung

Die Benutzeroberfläche sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, schließlich wollen Sie (übertrieben gesagt) keinen neuen Beruf erlernen, um die Software nutzen zu können. Vorkenntnisse sollten nicht vorausgesetzt sein. Damit Sie die Software schnell einsetzen können und das volle Potenzial ausschöpfen, sind zusätzliche Hilfestellungen wie eine Einführung sehr nützlich. 

7. Sicher geschützte Daten

Eines ist sicher: Egal für welche Software Sie sich entscheiden, Sie vertrauen dem Software-Unternehmen Ihre Daten an. Achten Sie darauf, dass Datenschutz von diesem Unternehmen ernst genommen wird. 

Gute Hinweise sind: 

  • ein sicherer Serverstandort innerhalb Europas, der nach ISO 27001 zertifiziert ist, 
  • der DSGVO-konforme Umgang mit Daten (z.B. fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien), 
  • die Berücksichtigung von Datenschutzfragen bereits bei der Entwicklung der Software. 

Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre sensiblen Daten wie Kundendaten oder rechtliche Dokumente gut geschützt sind. 

8. Datenbasierte Analysen

Bei der Nutzung einer Bauprojektmanagement Software sammeln sich täglich sehr viele Daten. Es wäre eine Verschwendung, wenn diese nicht für Analysen und zur Optimierung der Planung genutzt werden würden.

Denkbar ist eine Auswertung basierend auf den bisher geleisteten Arbeitsstunden für bestimmte Bauabschnitte, um zu ermitteln, wie viele Stunden tatsächlich noch bis zur Fertigstellung notwendig sind. So können Sie den Einsatz der eigenen Mitarbeiter und den von Nachunternehmen berechnen und sicherstellen, dass Sie bis zur gegebenen Frist alle Leistungen erbringen. 

Für mehr Gewissheit im Bauprojekt – CENDAS

CENDAS ist Ihr digitaler Kompass und das richtige Handwerkszeug für erfolgreiche Bauprojekte.  

Als Projektleiter haben Sie den aktuellen SOLL-IST-Zustand eines Projekts immer und überall im Blick. 

Die Echtzeit-Analysen im Dashboard erleichtern es Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. 

Auf Basis des Bauplans werden Aufgaben teilautomatisiert für das Projekt erstellt. Der Vorteil davon ist, dass Leistungen (etwa aus Zeitgründen) nicht undokumentiert bleiben. Das Aufgaben-System ist zudem flexibel, sodass Sie jederzeit Anpassungen vornehmen können.  

CENDAS Tablet Revisionspläne

Die Aufgabenzuweisung und Kommunikation über das Aufgabensystem sind transparent, effizient und im Nachhinein einfach nachzuvollziehen. So regeln Sie auch Revisionen, die Mängelbeseitigung, Nachträge und vieles mehr.  

Das Bautagebuch ergänzt die Dokumentation auf praktische Weise. Wetterdaten werden automatisch eingepflegt und alle erledigten Aufgaben pro Tag werden für den Eintrag vorgeschlagen. Damit haben Sie eine Gedächtnisstütze und können den Bericht schnell erstellen. Das spart Zeit, vermeidet Fehler sowie Lücken und hat endlich Struktur. 

Ihr ganzes Team kann mit der Bauprojektmanagement Software von CENDAS arbeiten und sich darüber perfekt aufeinander abstimmen

Fazit: Machen Sie aus Baustellen endlich Bauprojekte

Die Vorbereitung, Abwicklung und Steuerung von Baustellen ist im wahrsten Sinne des Wortes sehr oft selbst eine Baustelle.  

Um dem ganzen Prozess Struktur und Professionalität zu verleihen, kommen Unternehmen nicht um eine Bauprojektmanagement Software herum. Damit erleichtern Sie die Kommunikation und bewahren neben vielen weiteren Vorteilen den Durchblick über Ihre Projekte.  

Mit CENDAS werden Ihre Baustellen endlich zu Bauprojekten. 

bau projektmanagement software

Haben Sie den Überblick? 

CENDAS wurde für TGAs entwickelt und unterstützt Projektleiter über alle Bauphasen hinweg. 

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Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität. Die Inhalte ersetzen keine Rechtsberatung. Nehmen Sie für die Klärung gesetzlicher Sachverhalte Kontakt mit Ihrem Anwalt auf.

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