Digitale Baustellendokumentation für Handwerksunternehmen

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AutorIn: Sandra Stehle
Lesedauer: 12 Min.
Veröffentlichung: 14.07.2023

Für viele Handwerksunternehmen ist die Baustellendokumentation ein lästiges Übel. Sie bedeutet zusätzliche Arbeit und kostet damit bares Geld. Wer die Baustelle aber nicht dokumentiert, geht ein Risiko ein.  

Dabei ist die Dokumentationsarbeit gar nicht so aufwendig, wenn man sie richtig angeht. Lassen Sie daher Papier und Stift links liegen und erfahren Sie, wie einfach eine digitale Baustellendokumentation sein kann. 

Inhalte

Das Wichtigste zuerst:

  • Für Handwerksunternehmen ist die Baustellendokumentation aufgrund von Haftungsrisiken wichtig.  
  • Mit digitalen Tools wie Apps und Software beschleunigen Sie die Doku.  
  • Für Bautagebuch, Fotos, Aufmaß, Revisionen und den aktuellen Baufortschritt nutzen TGAs die Baustellensoftware von CENDAS.

Worum geht es bei der Baustellendoku?

Bei der Baustellendokumentation werden alle Informationen zu einem Bauvorhaben so dokumentiert, dass einfach feststellbar ist, wie bestimmte Sachverhalte entschieden wurden und erfolgt sind. So kann während und nach dem Abschluss einer Baustelle Einsicht genommen werden, um etwa Mängel schriftlich nachzuweisen. 

Die Baustellendokumentation erfolgt u.a. mithilfe von Protokollen von Baubesprechungen, Bautagebüchern, Bautagesberichten, Behinderungsanzeigen oder auch Nachträgen. Ziel ist eine strukturierte und lückenlose Dokumentation.

Warum eine Baustellendokumentation unerlässlich ist

Dokumentation bedeutet Beweissicherung. Indem Sie die Baustelle dokumentieren, sind Sie auf der sicheren Seite und können bei Beschwerden nachweisen, dass Sie einwandfrei gearbeitet haben.

baustelle dokumentieren

Baumängel können noch Jahre nach dem Abschluss eines Bauobjekts entdeckt werden, was Streit auslöst und die Beteiligten im schlimmsten Fall vor Gericht führt. Wer tatsächlich die Schuld trägt, kann schneller und ohne Gerichtskosten herausgefunden werden, wenn die Dokumentation ordentlich erfolgt ist. 

Als Handwerksunternehmen dokumentieren Sie, welche Leistungen Sie zum Bauprojekt beitragen. Elektrounternehmen halten zum Beispiel fest, wo, wie und wann welche Stromleitungen im Gebäude verlegt wurden. Ihre Dokumentation stellt eine Teildokumentation dar und wird vom Bauleiter zu einer umfassenden Projektdokumentation zusammengefasst.   

So ist klar, wer für was zuständig war, die Verantwortung trägt und entsprechend haftet.

Vorteile der Baustellendoku

Gibt es eine Pflicht?

Nicht für alle. In der Praxis wird auf der Baustelle aber trotzdem fleißig dokumentiert. 

  • Eine offizielle Pflicht besteht in Deutschland nach HOAI für Architekten und Bauingenieure. 
  • In Österreich gilt entsprechend die ÖNORM B2110.  
  • In der Schweiz gibt es nach SIA-Ordnung 102 nur eine Empfehlung zur Baudokumentation. 
Wie diese Dokumentation auszusehen hat, ist nicht genauer definieret und die Form (digital oder auf Papier) wählbar.

Nach den Regelwerken der allgemeinen Gesetzbücher besteht jedoch keine Pflicht – weder in Deutschland noch in Österreich und der Schweiz. Generalunternehmen und Gewerke müssen offiziell keine Dokumentation vorlegen.  

baustelle rechtsgrundlage

Vertraglich kann eine Pflicht zwar festgehalten werden, oft werden Bautagebücher aber auch ohne Verpflichtung geführt. Vor allem in Hinblick auf Haftungsrisiken hat es für Handwerksunternehmen Vorteile, wenn sie den Baufortschritt transparent machen. Hier ist es wichtig, Ihre Leistungen eindeutig von den Leistungen anderer Gewerke abzugrenzen. 

Dokumentieren Sie Ihre Leistungen deshalb vorsichtshalber schriftlich. Mit einer Software zur Baustellendokumentation geht das einfach und schnell.  

Welche Informationen gehören in die Baustellendokumentation?

Handwerksunternehmen können sich für die Dokumentation an Bautagesberichten bzw. Bautagebüchern orientieren. 

Nehmen Sie folgende Informationen auf: 

  • Angaben zum Bauprojekt (Auftraggeber, Adresse, usw.) 
  • Datum des Eintrags 
  • Arbeitskräfte und Nachunternehmer 
  • Baumaßnahmen 
  • Aufnahme und Abschluss der einzelnen Leistungen 
  • Protokolle (Absprachen, Anweisungen, Begehungen) 
  • Verbaute Materialien (siehe auch Aufmaß)  
  • Eingesetzte Geräte / Maschinen 
  • Baufortschritt, Unterbrechung, Behinderungen 
  • Witterung (falls relevant) 
  • Fotodokumentation  
  • Weitere Dokumente (z.B. Datenblätter, Gutachten, Verträge) 

 

Für die Erfassung verbauter Materialien erstellen Sie idealerweise ein digitales Aufmaß.

Besprechungen oder Abnahmen können in einem Protokoll dokumentiert werden. Relevant sind z.B. Begehungsprotokolle, Besprechungsprotokolle und Abnahmeprotokolle (Teilabnahmen). 

Herausforderungen bei der Dokumentation von Baustellen

Wie die Baustellendokumentation zu erfolgen hat, ist nicht genau geregelt. Meist wird sie auf Papier geführt und jeder erstellt die Dokumentation so, wie er es für ausreichend hält. Leider verläuft das nicht immer optimal.

aufmaßerstellung handwerker

1. Es fehlt an Zeit

Auf der Baustelle gibt es immer etwas zu tun und die Dokumentationsarbeit wird meist aufgeschoben. Erstens gehört sie nicht zur Lieblingsaufgabe und zweitens ist die Doku nicht so zeitkritisch, wie z.B. die Fertigstellung eines Projektabschnitts.   

Planen Sie trotzdem so viel Zeit ein, damit Sie die Dokumentation ordentlich machen können. Die Arbeit zahlt sich spätestens dann aus, wenn der Auftraggeber Forderungen wie eine Mängelbeseitigung stellt.  

Tipp: Wenn es Ihnen schwerfällt, das Bautagebuch täglich zu führen, sollten Sie sich zumindest Notizen machen. Ansonsten können Sie sich wahrscheinlich nicht mehr so gut an die einzelnen Tätigkeiten erinnern.

Unterstützung bietet die Baustellendokumations-App von CENDAS. Die App schreibt für Sie mit! 

2. Es herrscht Chaos statt Ordnung

Jeder macht so, wie er denkt – es fehlt ein durchdachtes System und am Ende sitzen Sie an einem Schreibtisch mit einem Berg von Papieren, bei dem Sie nicht wissen, wo sie genau hingehören und ob die Informationen überhaupt vollständig sind. 

Machen Sie die Baudokumentation deshalb so einheitlich wie möglich und entwickeln Sie eine Routine für das Erstellen. Ein gutes System ist effizient, übersichtlich und leicht handhabbar. Legen Sie Dokumente sorgfältig ab, damit Sie bei Bedarf schnell darauf zugreifen können.   

Empfehlung: Am besten lösen Sie das Chaos mit Vorlagen oder einer Software für die Baustellendokumentation. 

3. Es bleiben Lücken

Lücken oder Notizen, die nicht aussagekräftig sind, helfen Ihnen in Streitfällen nicht weiter. Durch Zeitdruck oder verloren gegangene Aufschriebe bleiben wichtige Details schnell aus und die Dokumentation unvollständig.

4. Papier ist nicht effizient genug

Grundsätzlich funktioniert die Baustellendokumentation auf Papier. Dafür müssen aber einige Voraussetzungen erfüllt sein (was in den meisten Fällen nicht gegeben ist). In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass: 

  • die Handschrift nicht leserlich ist 
  • das Format nicht einheitlich ist 
  • Fotos später mühsam zugeordnet werden müssen 
  • Unterlagen verloren gehen 
  • Zettel nicht ordentlich abgelegt werden 

 

Unserer Erfahrung nach kostet die Zettelwirtschaft viel Zeit und wird meist unsauber durchgeführt. Oftmals wird die Dokumentation zudem händisch am Computer übertragen, damit sie auch digital vorliegt und z.B. an den Auftraggeber geschickt werden kann. 

Wenn das bei Ihnen auch so gehandhabt wird, lohnt es sich, die Baudoku direkt digital zu erstellen. 

5. Unklare Abgrenzung zu anderen Gewerken

Wenn Sie zeitgleich mit anderen Gewerken oder Nachunternehmern an einem Bauabschnitt arbeiten, ist es umso wichtiger, Ihre Tätigkeiten klar abzugrenzen. Die Frage nach dem “Wer hat was gemacht?” muss in der Baustellendokumentation ersichtlich werden. Parallelarbeiten machen das nicht immer einfach. Umso wichtiger ist es jedoch, die Doku ordentlich zu führen.

Welche Folgen hat eine schlechte Dokumentation?

Wer seiner Pflicht zur Baustellendokumentation nicht nachkommt, haftet für etwaige Mängel. In Deutschland betrifft das in diesem Fall Architekten und Bauleiter, die nach HOAI arbeiten. Möglich ist auch, dass das Honorar gekürzt bzw. nicht bezahlt wird. 

kosten berechnen

Für Generalunternehmer und Gewerke stellt eine mangelhafte Dokumentation ein Haftungsrisiko dar. Außerdem kann es vorkommen, dass falsch abgerechnet wird und Sie als Handwerksunternehmen mehr bezahlen, als es vertraglich notwendig wäre. 

Wie gelingt die Baustellendokumentation?

Sie können die Baustellendoku entweder analog oder digital vornehmen. Wir empfehlen die digitale Variante, da Sie damit Zeit und Kosten sparen.

Analoge Dokumentation

Der Klassiker ist die Dokumentation mit Stift und Papier. Nutzen Sie hierfür am besten Vorlagen, damit die Angaben so einheitlich wie möglich sind.  

Ganz um eine digitale Anwendung kommen Sie damit jedoch nicht. Für Bilder benötigen Sie eine Kamera oder ein Smartphone bzw. Tablet. Auch die Übertragung an den Auftraggeber erfolgt in der Regel digital. 

Sie möchten eine Vorlage verwenden? Hier können Sie eine kostenlose Vorlage für die Baustellendokumentation downloaden. 

Bautagebuch Vorlage Word

Ihre kostenlose Vorlage

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Digitale Baustellendokumentation

Die digitale Baustellendokumentation findet eine größer werdende Beliebtheit. Insbesondere Apps auf Smartphone und Tablet erleichtern die Erfassung von Daten immens.  

digitale baustellendokumentation app

Ein großer Vorteil ist, dass einige Arbeitsschritte bei der Dokumentation automatisiert werden können. Wetterdaten können zum Beispiel direkt vom Gerät übernommen werden. Apps sorgen für eine einheitliche Struktur, legen Eingaben automatisch am richtigen Ort ab und bieten einen schnellen Zugriff.  

Statt einen Baustellenordner herumzutragen, zücken Sie einfach das Tablet.

Außerdem machen Sie damit alle Eingaben direkt digital. Übertragungsarbeit am Ende des Tages oder aufwendiges Einscannen sparen Sie sich. Leiten Sie Ihre Tagesberichte einfach an den Projektleiter weiter und exportieren Sie Formulare, um sie an den Auftraggeber zu übermitteln. 

Wie steht es um die Fotodokumentation auf der Baustelle?

Fotos sind ein wichtiges Beweismittel und gehören zu einer aussagekräftigen Dokumentation dazu. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten sind sie sehr hilfreich. Das gilt insbesondere, wenn Sie als Handwerksunternehmen Leistungen erbringen, die später durch andere Bauarbeiten überdeckt werden. 

Fotos auf der Baustelle: Was ist erlaubt?

Genau genommen gibt es für die Fotodokumentation einige Datenschutz Regelungen, die in der DSGVO verankert sind. Das ist aber erst relevant, wenn Sie Fotos von Personen machen. Hier sollten Sie das Einverständnis der jeweiligen Personen einholen.

fotodokumentation baustelle

Ist auf der Baustelle eine Videoüberwachung installiert, müssen Sie als Handwerksunternehmen darüber informiert werden. Falls Drohnen zum Einsatz kommen, müssen die Grundsätze der Drohnenverordnung beachtet werden. 

Fotos effizient aufnehmen und dokumentieren

Fotos sind grundsätzlich schnell gemacht. Darum geht es aber nicht bei der Fotodokumentation. Viel wichtiger ist es, diese Fotos zu sortierenzuzuordnen und richtig abzulegen. Dieser Schritt kostet viel Zeit und ist aufwändig. Je nach Anzahl der Fotos kann das locker eine halbe Stunde bis Stunde im Büro dauern. 

Machen Sie die Fotos besser direkt über eine App. Auf diese Weise sind alle Aufnahmen ohne Umwege sofort am richtigen Ort gespeichert und leicht auffindbar. Außerdem hat so z.B. der Projektleiter noch während Sie auf der Baustelle sind unmittelbaren Zugriff auf die aktuellen Informationen.

Wie gelingt die Baustellendoku noch effizienter?

Das digitale Bautagebuch ist bereits eine gute Option für Handwerksunternehmen. Es ist aber nicht möglich, darin jeden einzelnen Sachverhalt exakt zu dokumentieren.
CENDAS Bautagebuch Planvorbereitung
Das digitale Bautagebuch von CENDAS

Bei CENDAS gehen wir die Baustellendokumentation ganzheitlich an.

Es geht darum, den Baufortschritt in Echtzeit mitzuverfolgen und gleichzeitig in digitaler Form festzuhalten.

Das bedeutet eine gründliche Dokumentation von Tagesberichten, verbauten Materialien (Aufmaß), Revisionen und Fotos.

So geht's

Ein wichtiges Fundament dafür ist, dass die Pläne automatisiert ausgelesen werden und die einzelnen Aufgaben für die Monteure erkannt werden.

  • Anhand dessen werden automatisiert Tickets erstellt, die im Bauverlauf bearbeitet und abgehakt werden.
  • So ist exakt dokumentiert, wer an welchem Tag für den Einbau von beispielsweise Leuchten zuständig war. 

 

Beim Erfassen des Bautagesberichts erhalten Sie basierend auf den bearbeiteten Tickets auch eine Erinnerungsstütze bzw. alle erledigten Aufgaben wie installierte Steckdosen werden automatisch ins Bautagebuch eingetragen. Eine kurze Zusammenfassung können Sie selbstverständlich trotzdem individuell ergänzen.  

Je größer das Bauprojekt, desto mehr Zeit sparen Handwerksunternehmen mit CENDAS. 

Da es in der Praxis immer wieder vorkommt, dass das Bautagebuch bestenfalls wöchentlich erfasst wird, bleiben dank der automatisierten Ticketübertragung auch keine Lücken. 

Falls Sie Tickets für Mängel, Baubehinderungen oder nachlassrelevante Dinge erstellen, können Sie diese ebenfalls im Bautagebuch aufnehmen. Bei der Übermittlung an den Auftraggeber sind diese dann automatisch dokumentiert.

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Vorteile mit CENDAS

Klingt das auch für Sie nach einer immensen Zeitersparnis? Dann erfahren Sie in einer kostenlosen Demo den nächsten (einfachen) Schritt:

Fazit: Die digitale Baustellendokumentation entlastet Sie bei der Arbeit

Die Baustellendokumentation sollte sorgfältig erfolgen, ganz nach dem Sprichwort im Handwerk „Wer schreibt, der bleibt “.   

Apps und Software entlasten Sie enorm und können die Doku um ein Vielfaches verbessern. 

Nehmen Sie daher ab jetzt das Tablet mit auf die Baustelle. Bestimmt werden Sie bald schmunzeln, wenn Sie zusehen, wie sich andere noch mit Stift und Papier abmühen.  

digitales bautagebuch mit tablet

Ihre ganzheitliche und digitale Baustellendokumentation

Mit CENDAS erstellen Sie neben dem Bautagebuch und einer Fotodokumentation mühelos ein digitales Aufmaß und haben dank Echtzeit-Revisionen und Tickets jederzeit Einblick in den aktuellen Baufortschritt.  

Bildquellen
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