Bautagebuch richtig führen: Pflichten & 3 Tipps mit Vorlage
Autor/in: CENDAS
Lesedauer: 12 Minuten
Erscheinungsdatum: 14.04.2023
Zur Lieblingsaufgabe zählt es wohl eher nicht: das Bautagebuch.
Lesen Sie, wer es zu führen hat und wie Sie die Dokumentation effizienter und ohne doppelten Aufwand noch direkt auf der Baustelle erledigen.
Unsere Bautagebuch Vorlagen sind der erste Schritt. Die Digitalisierung wartet aber mit einem noch größeren Potenzial in Sachen Effizienz auf Sie.
Inhalt
- Was ist ein Bautagebuch?
- Welchen Zweck hat die Dokumentation?
- Pflichten: Wer muss ein Bautagebuch führen?
- Inhalte eines Bautagebuchs: Was muss rein?
- Worin liegt der Unterschied zwischen Bautagebüchern und Bautagesberichten?
- Wie Sie effizient ein Bautagebuch führen – 3 einfache Tipps
- Ihre kostenlose Bautagebuch Vorlage in Excel und Word
- Fazit: Keine Baustelle mehr ohne Bautagebuch
Was ist ein Bautagebuch?
Das Bautagebuch stellt einen eigendokumentierten Nachweis her, wie eine Baustelle abgelaufen ist. Alle Abläufe und Vorgänge der Bauphasen werden nachvollziehbar gemacht. Somit ist es Teil der Bauakte und dokumentiert den Entstehungsprozess eines Bauwerkes.
Für das Bautagebuch gibt es keinen einheitlichen Standard, da es von verschiedenen Parteien geführt werden kann.
Ein Bautagebuch sollte klar, präzise und lückenlos sein. Es muss alle relevanten Informationen enthalten, um im Nachhinein nachvollziehen zu können, was auf der Baustelle passiert ist. Jegliche Details wie beteiligte Arbeiter, verrichtete Aufgaben, Wetterverhältnisse oder bestimmte Vorkommnisse während des Bauablaufs werden (optional mit Fotos) dokumentiert.
Das Bautagebuch wird vom Auftragnehmer mit all seinen Gewerken geführt. Auch Architekten oder mit der Bauüberwachung beauftragte Bauleiter der Fachbüros müssen es führen.
Welchen Zweck hat die Dokumentation?
Während des Bauprozesses erscheint es vielen aufwendig und lästig, ein Bautagebuch zu führen.
Es gibt aber gute Gründe, alles ordentlich zu dokumentieren.
1. Nachvollziehbarkeit
Im Bautagebuch wird das gesamte Baugeschehen in seinen Einzelheiten festgehalten. Ziel ist es, den Bauprozess präzise nachvollziehen und die Ursachen für Verzögerungen oder Mängel feststellen zu können. Die Auswirkungen von ungünstigen Wetterverhältnissen oder Änderungswünschen während der Baumaßnahmen werden so einfach identifiziert, genauso wie Baumängel durch unsachgemäße Arbeiten.
2. Beweismittel
Ein Bautagebuch ist ein rechtliches Dokument, das vor Gericht als Beweismittel herangezogen werden kann. Streitfälle, die sich etwa durch Verzögerungen, Störungen oder Mängel am Bau entwickeln, können mit einer sorgfältigen Dokumentation gelöst werden. Kommt es beispielsweise zu Unstimmigkeiten zwischen dem Auftraggeber und den Gewerken, können Sie sich gegebenenfalls auf das Bautegbuch stützen und sich von Anklagen wie Schadensersatzansprüchen entlasten.
Wenn zum Beispiel ein Neubau fertiggestellt wurde und Mängel beklagt werden, kann das Bautagebuch bei der Suche nach den verantwortlichen Beteiligten helfen.
3. Wirtschaftliche Interessen
Insbesondere bei Bauvorhaben öffentlicher Auftraggeber liegen der Baudokumentation wirtschaftliche Interessen zu Grunde.
Mit einer ordentlichen Dokumentation kann der Fortschritt überwacht und zusätzliche Kosten besser abgeschätzt werden. Terminliche Verzögerungen und finanzielle Risiken werden vor der Fertigstellung ersichtlich.
Pflichten: Wer muss ein Bautagebuch führen?
Eine VOB Bautagebuch Pflicht oder eine Regelung im Bürgerlichen Gesetzbuch besteht dagegen nicht.
Wer ist also verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen?
Beauftragte Bauleiter und Architekten
Unabhängige Bauleiter und Architekten, die mit der Bauleitung nach Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) beauftragt wurden, sind zur Dokumentation des Bauablaufs verpflichtet.
Die Objektüberwachung wird in Leistungsphase 8 definiert. Theoretisch ist es ausreichend, wenn das Baugeschehen mit Notizen rekonstruiert werden kann. Das Führen eines Bautagebuchs hat sich jedoch durchgesetzt und kann somit als Bestandteil der vertraglichen Vereinbarungen gesehen werden.
Mit einer ordentlichen Dokumentation und kurzen Abständen zwischen Einträgen können eventuelle Baumängel später besser festgestellt und auf die verantwortlichen Firmen zurückgeführt werden.
Welche Konsequenzen hat es, wenn das Bautagebuch nicht geführt wird?
Wenn ein Architekt oder Bauleiter das Bautagebuch nicht oder nicht ordnungsgemäß führt, kann ihm nach §634 BGB das Honorar für die Leistungsphase 8 HOAI gekürzt werden. Bei Gebäuden und Innenräumen beträgt das Honorar für die Objektüberwachung immerhin 32 Prozent.
Entstehen Schäden am Bauobjekt und der Auftraggeber kann nachweisen, dass diese durch die fehlende Bauüberwachung verursacht wurden, kann auf Schadensersatz geklagt werden.
Generalunternehmen und Bauträger
Für Generalunternehmen und Bauträger besteht keine Bautagebuch Pflicht. Sie sind nicht an die Leistungsphasen der HOAI gebunden. Auch die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) oder das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) stellen keine Pflichten.
Gegebenenfalls kann im Vertrag festgehalten werden, dass ein Bautagebuch geführt werden soll. Alternativ wird ein unabhängiger Bauleiter mit der Bauüberwachung beauftragt oder ein Gutachter für die Abnahme der Bauabschnitte eingesetzt.
Gewerbliche und öffentliche Bauaufträge
Für öffentliche Bauaufträge, die über das Vergabe- und Vertragshandbuch des Bunds (VHB-Bund) geregelt werden, besteht eine Pflicht. Zu berücksichtigen ist die Richtlinie 411, nach der ein Bautagebuch geführt werden muss, wenn mehrere Gewerke zu koordinieren sind bzw. bei Baumaßnahmen technisch komplexe Anlagen zur Ausführung kommen.
Bei größeren öffentlichen Neu-, Um- und Erweiterungsbauten ist nach RBBau Abschnitt E (Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes) immer ein Bautagebuch zu führen.
Gewerke und Subunternehmen
Handwerksbetriebe sind grundsätzlich nicht verpflichtet, ein Baustellentagebuch zu führen. Es wird jedoch oft vom Auftraggeber gefordert und in den Vertrag aufgenommen. Die Dokumentation unterstützt die bauleitenden Obermonteure der Gewerke dabei, die Baustelle zu organisieren und Abrechnungen zu erstellen. Ein Bautagebuch für Handwerker ist daher sinnvoll. Darunter werden in der Regel auch Baustellenberichte bzw. Tagesberichte verstanden.
Private Bauherren
Private Bauherren müssen kein Bautagebuch führen. Es ist aber sinnvoll, dies freiwillig zu tun, zum Beispiel in Form einer bildlichen Dokumentation. Wird ein offizielles Bautagebuch geführt, haben private Bauherren ein Recht darauf, dieses einzusehen oder eine Kopie anfertigen zu lassen. Auch andere Bauunterlagen können seit 2018 jederzeit angefordert werden.
Inhalte eines Bautagebuchs: Was muss rein?
Wie und in welchem Umfang das Bautagebuch geführt werden sollte, ist nicht genauer definiert.
Die HOAI macht keine spezifischen Angaben. Die dafür relevante Leistungsphase 8 sieht aber vor, dass dem Bauherren nach Beendigung der Baumaßnahme eine ausführliche und nachvollziehbare Baustellendokumentation bereitzustellen ist.
Gemäß der Richtlinie 411 VHB soll es den „Stand und Fortschritt der Bauarbeiten sowie alle bemerkenswerten Ereignisse des Bauablaufs lückenlos festhalten“. Dabei ist es nicht ausreichend, die Tagesberichte aneinander zu heften. Die Richtlinie macht genaue Vorgaben und verlangt bestimmte regelmäßige und besonderen Angaben.
Da Gewerke keine Pflicht haben, steht es ihnen frei, wie sie das Bautagebuch führen. Generalunternehmen oder Auftraggeber stellen mitunter Vorlagen bereit, nach denen die Berichte zu führen sind.
Empfohlene Inhalte
Abgesehen der Vorgaben sind Sie frei bei der Erstellung. Für eine rechtssichere Baudokumentation berücksichtigen Sie am besten folgende Inhalte:
- Allgemeine Angaben zum Bauobjekt
- Datum des Eintrags
- Arbeitsfortschritte
- Überprüfungen, Messarbeiten
- Abnahmen oder Teilabnahmen
- Beginn und Ende der Arbeitsschichten (Stunden)
- Anzahl der Mitarbeiter
- Baupläne und ggf. Planänderungen
- Eingesetzte Baustoffe und Maschinen
- Nachunternehmen
- Besondere Vorkommnisse wie Unfälle oder andere Störungen
- Einfluss von Witterungsbedingungen
- Fotodokumentation
- Unterschriften
Nach Bedarf nehmen Sie weitere Informationen auf. So können Sie der Anlage zum Beispiel Betriebsanleitungen hinzufügen.
Tipp: Am besten machen Sie Einträge täglich oder mindestens bei jedem Baustellenbesuch. Halten Sie fest, was sich an der Baustelle verändert hat.
Was ist der Unterschied zwischen Bautagebüchern und Bautagesberichten?
Bautagebücher und Bautagesberichte werden vor allem in den einzelnen Gewerken häufig synonym verwendet, haben genau genommen aber eine unterschiedliche Bedeutung.
- Mit dem Bautagebuch wird der Baufortschritt dokumentiert.
- Mit dem Bautagesbericht wird ein einzelner Baustellentag dokumentiert.
Zwar überschneiden sich teilweise Inhalte und die Dokumentationen sind sich sehr ähnlich, allerdings ersetzt ein Bautagesbericht das offizielle Bautagebuch nicht.
Bautagesberichte werden von den bauleitenden Obermonteuren intern geführt und zur Ermittlung von Kosten und Abrechnungen genutzt. Der Fokus liegt hier auf Stundennachweisen und den verrichteten Aufgaben der Monteure oder Nachunternehmen. Wetterbedingungen, Vorkommnisse, Fotos und Unterschriften sind weitere nützliche Angaben.
| Offizielles Bautagebuch | |
|---|---|
| Zweck |
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| Pflicht zur Führung |
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| Verantwortliche |
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| Wesentliche Inhalte |
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Wie Sie effizient ein Bautagebuch führen – 3 einfache Tipps
Da es kaum Vorgaben für das Baustellentagebuch gibt, haben Sie Gestaltungsspielraum.
Sowohl die analoge als auch die elektronische Dokumentation sind zulässig. Abhängig vom Vertrag kann es vorkommen, dass Sie sich an bestimmte Vorlagen bzw. Formblätter halten müssen.
Tipp 1: Digitales Bautagebuch mit App und Software
Die Baustelle wird digital und vielleicht haben Sie auch schon erste Anwendungen in Gebrauch?
Eine beliebte Weiterentwicklung zu herkömmlichen Vorlagen sind Bautagebuch Apps oder Software. Damit machen Sie Ihre Dokumentation effizient und einfach nachvollziehbar.
Statt sich abends am PC noch Zeit für Überträge nehmen zu müssen, macht eine App das Bautagebuch mobil. Die Dokumentation gelingt damit in Echtzeit, ohne Angaben doppelt vorzunehmen.
Das digitale Bautagebuch ist zudem ein „cleverer“ Helfer auf der Baustelle. Wetterinformationen werden automatisch eingetragen. Dazu ordnen Sie der Baustelle einfach eine Adresse zu. Abweichungen zum tatsächlichen Wetter nehmen Sie schnell individuell vor.
Ihre Einträge ähneln sich denen vom Vortag? Übernehmen Sie diese, ohne alles erneut eingeben zu müssen. Einzelne Details ändern Sie dann einfach manuell.
Machen Sie Fotos oder Videos auch direkt mit Ihrem Smartphone? Statt diese auf den PC zu übertragen, laden Sie sie in der App hoch. Genauso fügen Sie Ihre digitale Unterschrift ein.
Mit einer App können Bautagesberichte einfach erstellt und von anderen eingesehen werden. Die einheitliche Erfassung macht Ihr Bautagebuch ohne großen Aufwand übersichtlich und informativ. Außerdem sind ältere Einträge von überall aus schnell zugänglich, ohne einen Ordner voller Dokumente aufzuschlagen.
Idealerweise ist Ihre App auch als Browser-Variante oder Software verfügbar. Das bedeutet, Eingaben über die App auf der Baustelle werden synchronisiert und sind am Desktop abrufbar. So haben Sie einen besseren Überblick, wenn Sie im Büro darauf zugreifen.
Effizienz-Tipp: Mit CENDAS bearbeitet Ihr Team täglich Tickets. Der aktuelle Fortschritt oder erledigte Aufgaben werden beim Befüllen des Bautagebuchs automatisch angezeigt. Diese können Sie entweder übernehmen oder als Ausfüllhilfe nutzen. So wird Ihre Dokumentation vollständig und gelingt in wenigen Minuten.
Wie das funktioniert? Das zeigen wir Ihnen gerne in einer Demo.
Tipp 2: Vertragliche Regelungen prüfen
Insbesondere als ausführendes Gewerk sollten Sie prüfen, ob die Erstellung eines Bautagebuchs mit Ihrem Fachplaner vertraglich vereinbart wurde. Ist das nicht der Fall, können Sie in Betracht ziehen, diese zusätzlichen Aufwände nachzuverhandeln.
Tipp 3: Bautagebuch Vorlagen nutzen
Früher war es selbstverständlich, dass das Bautagebuch mit Klemmbrett und Stift auf Papier geführt wurde. Vielleicht erinnern Sie sich noch an diese Zeiten? Theoretisch ist das auch heute noch möglich und durchschreibende Bücher noch erhältlich.
Wenn Sie den Sprung zur App noch nicht machen möchten, können Sie Bautagebuch Vorlagen in Excel, Word oder als PDF nutzen. Die meisten Vorlagen sind zudem kostenlos erhältlich.
Welches Format Sie wählen, ist von Ihren Präferenzen abhängig.
- Wer lieber Sätze formuliert, greift am besten zu einer Word Vorlage.
- In Excel Tabellen lassen sich dagegen mit Formeln Berechnungen durchführen.
Dann haben Sie zwei Möglichkeiten.
1. Vorlagen ausdrucken
Drucken Sie die Vorlagen aus und füllen Sie sie aus. Nach der Baubegehung scannen oder übertragen Sie die Einträge händisch auf den PC. Speichern Sie die einzelnen Berichte dann strukturiert ab.
Bei einer ausführlichen Dokumentation mit Fotos und Anhängen nimmt ein Bautagebuch rasch einen großen Umfang ein. Die Digitalisierung bietet dafür effizientere Lösungen.
2. Vorlagen in einer Cloud führen
Indem Sie Bautagebuch Vorlagen in einer Cloud führen, ist der Onlinezugriff jederzeit für ausgewählte Personen möglich. Das erleichtert z.B. die Kommunikation zwischen Baustellenleiter und Projektmanager.
Ihre kostenlose Bautagebuch Vorlage in Excel & Word
Laden Sie die Vorlagen mit nur einem Klick herunter.
Fazit: Keine Baustelle mehr ohne Bautagebuch
Zwar ist das Bautagebuch nicht immer Pflicht, es ist aber in den meisten Fällen nicht mehr von der Baustelle wegzudenken.
Indem Sie ordentlich dokumentieren, werden alle Baumaßnahmen nachvollziehbar. Für Gewerke ist es außerdem wesentlich, um Abrechnungen zu erstellen.
Wenn Baustellentagebücher trotz Vorlagen eine lästige Angelegenheit für Sie sind, lohnt ein Blick in die digitale Welt. Probieren Sie es aus und nutzen Sie eine Software in Verbindung mit einer App, um viele Schritte zu automatisieren.
Weniger Arbeit und eine bessere Dokumentation
Das digitale Bautagebuch von CENDAS wurde von TGAs für TGAs entwickelt und ist täglich auf vielen Baustellen im Einsatz.
Überzeugen Sie sich jetzt von der hohen Effizienz.
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