Abnahmeprotokoll Vorlage: kostenloser Download mit Tipps

Das Wichtigste zuerst:

Die Abnahme hat rechtliche Auswirkungen, z.B. eine Beweislastumkehr.
Im Abnahmeprotokoll werden Mängel, Vorbehalte oder Einsprüche genauso wie Gewährleistungsfristen dokumentiert.
Digitale Hilfsmittel machen die Vorbereitung und Abnahme mitsamt Protokoll besser und produktiver.

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Was ist ein Abnahmeprotokoll?

Das Abnahmeprotokoll für Bauleistungen wird bei der Abnahme einer Leistung erstellt. Dabei handelt es sich um ein Dokument, in dem die erbrachten Leistungen und wichtige Details zum Zustand des Werks dokumentiert werden.

Beispielsweise werden die Arbeitsleistung, eventuelle Mängel und Maßnahmen zur Beseitigung der Mängel festgehalten.

Die Abnahme hat sowohl nach VOB als auch nach BGB eine hohe rechtliche Relevanz.

In Abhängigkeit vom Auftrag und dem Bauprojekt ist mehr als ein Abnahmeprotokoll sinnvoll. Erfolgen Teilabnahmen, sollte daher pro Abnahme auch ein Protokoll erstellt werden.

Warum ist das Abnahmeprotokoll wichtig?

Das Bauabnahmeprotokoll bestätigt die Abnahme und damit die Fertigstellung der erbrachten Leistung. Genauso werden etwaige Mängel, Vorbehalte oder Restleistungen festgehalten. Da das Protokoll in Streitfällen ein beweissicheres Dokument darstellt, können Sie sich darauf stützen. Fehlt die Dokumentation, wird es vor Gericht schwieriger.

Die Abnahme oder Teilabnahme haben rechtliche Auswirkungen:

Tipp für Handwerker: Bevor Sie nach Vertragserfüllung eine Rechnung schreiben, sollte zunächst die Abnahme erfolgen.

Was steht alles im Abnahmeprotokoll?

Nehmen Sie im Abnahmeprotokoll folgende Angaben und Inhalte auf:

Inhalte

Angaben zum Bauprojekt
Projekt- und / oder Vertragsnummer
Datum und Ort der Abnahme
Gewährleistungsfrist (VOB / BGB oder andere Vereinbarung)
Gewährleistungsbeginn und -ende
Angaben zum Auftraggeber
Angaben zum Auftragnehmer
Anwesenheiten / Teilnehmer bei der Abnahme
Art der Abnahme (Teil- oder Endabnahme)
Leistungsbeschreibung
Mängelliste mit Fristen zur Beseitigung
Minderungen durch Mängel, die nicht behebbar sind
Vorbehalte (Mängel / Vertragsstrafen)
Restleistungen
Einwendungen des Auftragnehmers
Unterschriften der Vertragsparteien

Je genauer die Angaben im Bauabnahmeprotokoll sind, desto nützlicher erweist es sich später als Beweismittel bei Streitfällen.

Nutzen Sie für eine bessere Orientierung und Struktur unsere VOB Abnahmeprotokoll Vorlage.

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Wie kann die Abnahme erfolgen?

Es gibt verschiedene Arten der Abnahme. Eine Abnahme kann z.B. auch ohne die Anwesenheit der Vertragsparteien erfolgen.

Ausdrückliche Abnahme

Die ausdrückliche Abnahme ist am einfachsten gehalten. Sie erfolgt schriftlich oder mündlich, wobei ein „Okay, das passt“ seitens des Auftraggebers ausreichend ist. Eine bestimmte Form ist nicht vorgegeben, sodass eine kurze E-Mail bereits reichen würde.

Achtung: Die mündliche Abnahme ist nicht sehr beweiskräftig und ein Protokoll bzw. die Schriftform sind empfehlenswert.

Förmliche Abnahme

Die förmliche Abnahme ist die gängigste Abnahmeform und hat gemäß VOB/B stattzufinden, wenn eine Vertragspartei darauf besteht. Die Abnahme erfolgt innerhalb von 12 Werktagen nach Fertigstellung der erbrachten Leistung. Auftraggeber und Auftragnehmer sind idealerweise beide anwesend. Falls der Auftragnehmer trotz Einladung nicht erscheint, erfolgt die Abnahme ohne ihn.

Das bei der Abnahme Besprochene wird schriftlich im Abnahmeprotokoll dokumentiert. So sieht es § 12 Abs. 4 VOB/B vor. Wie genau protokolliert wird, können die beiden Vertragsparteien selbst entscheiden.

Stillschweigende Abnahme

Bei der stillschweigenden Abnahme signalisiert der Auftraggeber durch sein konkludentes Verhalten, dass er die Leistung akzeptiert.

Beispiele hierfür sind:

Begleichung der Schlusszahlung
Inanspruchnahme / Nutzung oder Verkauf des Werkes
Keine Einforderung der Abnahme

Doch Vorsicht, auch diese scheinbar klare Vorgehensweise birgt potenzielle Konflikte, insbesondere wenn Ihr Kunde später auf Mängel hinweist.

Fiktive Abnahme

Die fiktive Abnahme ist tatsächlich keine reale Abnahme.

Die (Teil-)Leistung gilt aber nach § 12 VOB/B als abgenommen, wenn die Abnahmefrist ohne eine Reaktion des Auftraggebers verstreicht. Üblicherweise beträgt diese Frist 12 Werktage. Sie kann aber auch vertraglich anders festgelegt werden.

Außerdem wird die Abnahmefrist auf 6 Werktage verkürzt, wenn der Auftraggeber die (Teil-)Leistung in Benutzung nimmt.

Im Gegensatz zur stillschweigenden Abnahme erfolgt die fiktive Abnahme auch dann, wenn der tatsächliche Wille des Auftraggebers unbekannt ist.

In § 640 BGB ist geregelt, dass ein Werk auch dann als abgenommen gilt, wenn der Auftraggeber die gesetzte Frist ohne Angabe von Gründen wie Mängeln verstreichen lässt. Diese Regelungen gelten allerdings mit einer Ausnahme: Beanstandet der Auftraggeber einen Mangel, erfolgt die fiktive Abnahme nach Fristablauf nicht.

Teilabnahme

Bei einer Teilabnahme wird nur ein Teil der Leistungen abgenommen. Das ist beispielsweise bei größeren Projekten mit mehreren Bauabschnitten der Fall.

Wichtig: Die Gewährleistungsfrist beginnt auch durch eine Teilabnahme. Das führt dazu, dass Baumängel an einem gesamten Werk zu unterschiedlichen Fristen verjähren. Behalten Sie hier den Überblick und dokumentieren Sie den Abnahmetag und die dazugehörige Gewährleistungsfrist sorgfältig – ansonsten herrscht Chaos, wenn nach 3,5 Jahren eine Mängelrüge ins Haus flattert.

Wie Ihnen die Dokumentation effizient gelingt, lesen Sie in unserem Beitrag zur Baumängel Verjährung.

Verweigerung der Abnahme oder Abnahme unter Vorbehalt

Das Abnahmeprotokoll kann trotz Mängeln unterzeichnet werden – allerdings sollte das unter Vorbehalt geschehen. Sowohl die Verweigerung der Abnahme als auch die Vorbehalte sollten schriftlich dokumentiert werden. Laut § 634 BGB hat der Auftraggeber dann das Recht auf Beseitigung oder Nacherfüllung der verzeichneten Mängel.

Als Auftragnehmer haben Sie hier die Gelegenheit, Einsprüche deutlich zu machen. Diese werden ebenfalls im Protokoll festgehalten.

Mängel: Wann kann die Abnahme verweigert werden?

Bei der Abnahme geht es darum, zu prüfen, ob das Werk einwandfrei und wie im Vertrag vereinbart erbracht wurde. Schließlich können Mängel zu Vertragsstrafen oder einer Minderung von Zahlungen führen.

In der Mängelliste, die Bestandteil des Protokolls ist, werden Mängel festgehalten. Dabei sind unwesentliche und wesentliche Mängel voneinander zu trennen. Nicht jeder Mangel rechtfertigt, dass der Auftraggeber die Abnahme verweigern kann.

Wesentliche Mängel

Unwesentliche Mängel

Was ist ein wesentlicher Mangel?

Ob ein Mangel wesentlich oder unwesentlich ist, kommt auf den Einzelfall an. Die Art, der Umfang und die Auswirkungen des Mangels sind entscheidend. Grundsätzlich lässt sich aber annehmen, dass es sich um einen wesentlichen Mangel handelt, wenn:

Die Gebrauchstauglichkeit des Werks durch den Mangel beeinträchtigt oder der Gebrauch nicht möglich ist.
Das Werk nicht den allgemeinen Regeln der Technik entspricht.
Das erbrachte Werk deutlich von den vereinbarten Leistungen abweicht.

Bei optischen Mängeln ist im Einzelfall zu entscheiden. Sind die Mängel gravierend, ist von einem wesentlichen Mangel auszugehen. Treten gleich mehrere unwesentliche Mängel auf, können diese gegebenenfalls wie ein wesentlicher Mangel behandelt werden.

Folgen der Verweigerung

Wird die Abnahme verweigert, bleiben rechtliche Auswirkungen wie der Beginn der Gewährleistung vorerst unberührt.

Wichtig für Auftragnehmer: Die Verweigerung der Abnahme ist noch keine Aufforderung zur Beseitigung von Mängeln. Der Auftraggeber hat dazu eine Mängelanzeige zu machen.

Überprüfung des Abnahmeprotokolls

Bevor Sie Ihre Unterschrift unter das Protokoll setzen, sollten Sie es überprüfen. Diese Checkliste gibt eine Orientierung.

Checkliste Abnahmeprotokoll

Was, wenn kein Abnahmeprotokoll für Bauleistungen erstellt wird?

In vielen Fällen wie der ausdrücklichen Abnahme wird gar kein Protokoll erstellt. Das ist insofern ein Problem, dass nirgendwo festgehalten wird, wann die Abnahme stattfand und welche Fristen damit einhergehen.

Falls es in der Gewährleistungszeit zu Baumängeln kommt, können Sie im besten Fall noch eine E-Mail finden, in der die Abnahme bestätigt wurde. Falls damals eine fiktive Abnahme stattfand, fehlt Ihnen wahrscheinlich auch das.

Werden Sie daher selbst aktiv und dokumentieren Sie alle Abnahmen in Ihren Unterlagen wie dem Bautagebuch oder im digitalen Bauplan. So haben Sie auch noch nach Jahren einen Überblick.

3 Produktivitäts-Tipps für die Abnahme

Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Abnahme und deren Protokollierung.

Tipp 1: Speichern Sie das Abnahmeprotokoll direkt richtig ab

Ausgedruckt auf Papier verliert sich das Abnahmeprotokoll schnell in einem Stapel von Papieren. Wenn es dann wirklich gebraucht wird, ist es nur mit Mühe wieder auffindbar.

Speichern Sie das Protokoll daher digital ab – und zwar am besten direkt am richtigen Ort. Wenn Sie CENDAS fragen, ist das nicht in Ihrem Download-Ordner auf dem PC und auch nicht in einem E-Mail-Postfach. Viel besser ist es im Projekt-Ordner aufgehoben. Bei CENDAS speichern Sie dort alle wichtigen Projektdateien an einem Ort ab und können bei späteren Rückfragen einfach darauf zugreifen.

Tipp 2: Kommunizieren Sie offene Punkte schnell ans Team

Wenn bei der Abnahme noch Restleistungen offen oder Mängel zu beheben sind, müssen diese schnell ans Team kommuniziert werden. Vor allem bei wesentlichen Mängeln haben Sie keinen Anspruch auf Zahlung, bis diese beseitigt sind.

Damit die Menge an Informationen, die bei der Abnahme besprochen werden, nicht untergehen, raten wir zur digitalen Arbeitsweise. Das gesamte Mängelmanagement kann digital abgebildet werden und ist so deutlich besser sortiert und dokumentiert. Mit CENDAS tragen Sie die offenen Aufgaben als To-Dos im digitalen Plan ein und weisen das Ticket einem zuständigen Mitarbeiter zu. Dieser weiß dann quasi schon Bescheid, während Sie noch im Abnahmegespräch sind.

Tipp 3: Eine gute Dokumentation schafft gute Argumente

Eine sorgfältige Dokumentation von Baubeginn an zahlt sich aus. Sie benötigen den Durchblick, um spätestens bei der Abnahme offene Punkte zu erklären oder sogar die Schuld für Mängel oder Entwendungen von Baumaterialien von sich zu weisen. Wenn die Dokumentation bei der Abnahme aber im Büro liegt oder nicht ordentlich erfolgte, bringt Sie das nicht weiter.

Dokumentieren Sie digital und mindestens im Bautagebuch. Ein Tablet reicht aus, um auf alle Informationen zugreifen zu können. Noch besser ist der Einsatz einer Bauprojektmanagement Software wie CENDAS. Durch das ticketbasierte Arbeiten im digitalen Bauplan werden alle Arbeitsschritte, Absprachen oder sonstige Vorkommnisse mit einem Klick zu einem Bauabschnitt einsehbar. So können Sie auf handfeste Informationen zugreifen und dem Auftraggeber Nachweise liefern.

Probieren Sie es aus:

Häufig gestellte Fragen

Wer erhält das Abnahmeprotokoll?

Beide Vertragsparteien sollten das Abnahmeprotokoll jeweils aufbewahren. Wenn Sie das Protokoll digital erstellen und signieren, bekommt jeder die Datei. Falls Sie das Protokoll ausdrucken und von Hand unterzeichnen, können Sie dieses zweifach ausstellen.

Wer muss das Abnahmeprotokoll unterschreiben?

Sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer unterschreiben das Protokoll. Falls der Auftraggeber nicht teilnehmen kann, kann eine bevollmächtigte Person bei der Abnahme einspringen.

Fazit: Gut vorbereitet auf den Schlüsselmoment im Bauablauf

Mit einer guten Dokumentation und Vorbereitung machen Sie die Abnahme zum Erfolg. Indem Sie Mängel vor der Abnahme im Blick haben und beheben, wird das Abnahmeprotokoll automatisch schlanker.

Wenn dennoch Fehler auftreten, sollten Sie diese effizient ans Team kommunizieren. Das hat Vorteile, da zum Beispiel die Gewährleistung früher greifen kann. Außerdem ist ein reibungsloser Ablauf auch die Grundlage für eine stressfreie Baustelle, auf der Termine eingehalten werden können.

Haben Sie auch alle Bauprojekte im Griff?

Mit CENDAS haben Sie den Echtzeit-Überblick und können selbst nach Jahren noch auf die detaillierte Dokumentation und Abnahme stützen.

Abnahmeprotokoll Vorlage nach VOB und BGB

Inhalte

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Das Wichtigste zuerst:

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Was ist ein Abnahmeprotokoll?

Warum ist das Abnahmeprotokoll wichtig?

Die Abnahme oder Teilabnahme haben rechtliche Auswirkungen:

Was steht alles im Abnahmeprotokoll?

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Wie kann die Abnahme erfolgen?

Ausdrückliche Abnahme

Förmliche Abnahme

Stillschweigende Abnahme

Fiktive Abnahme

Teilabnahme

Verweigerung der Abnahme oder Abnahme unter Vorbehalt

Mängel: Wann kann die Abnahme verweigert werden?

Wesentliche Mängel

Unwesentliche Mängel

Was ist ein wesentlicher Mangel?

Folgen der Verweigerung

Überprüfung des Abnahmeprotokolls

Checkliste Abnahmeprotokoll

Was, wenn kein Abnahmeprotokoll für Bauleistungen erstellt wird?

3 Produktivitäts-Tipps für die Abnahme

Tipp 1: Speichern Sie das Abnahmeprotokoll direkt richtig ab

Tipp 2: Kommunizieren Sie offene Punkte schnell ans Team

Tipp 3: Eine gute Dokumentation schafft gute Argumente

Häufig gestellte Fragen

Fazit: Gut vorbereitet auf den Schlüsselmoment im Bauablauf

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