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Mängelfreimeldung Vorlage, Ablauf nach VOB und Tipps 

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    Mängelfreimeldung Vorlage
    < Mängelfreimeldung Vorlage, Ablauf nach VOB und Tipps 
    AutorIn: Sandra Stehle
    Lesedauer: 9 Min.
    Veröffentlichung: 20.09.2023

    Schreiben Sie für jeden behobenen Mangel eine Mängelfreimeldung? Wenn das in Ihrem Handwerksbetrieb bisher zu viel Aufwand war, helfen Ihnen die Mängelfreimeldung Vorlage und unsere Tipps zur schnellen internen Abwicklung sicher sehr viel weiter!

    Inhalte

    Das Wichtigste zuerst:

    • Wählen Sie für Mängelfreimeldungen immer die Schriftform (siehe Vorlage). So sichern Sie sich rechtlich ab. 
    • Sind Sie noch ohne digitales Werkzeug unterwegs? Nutzen Sie CENDAS und machen Sie die Abwicklung von Mängeln bis zur Freimeldung endlich schnell und transparent.  

    Kostenlose Vorlage

    Hier geht’s direkt zur Mängelfreimeldung Vorlage im Word-Format.

    Was ist eine Mängelfreimeldung?

    Bei der Mängelfreimeldung handelt es sich um ein Schreiben, das der Auftragnehmer an den Auftraggeber ausstellt. Darin wird bestätigt, dass die zuvor angezeigten Mängel am Werk behoben wurden. Diese Freimeldung (auch Mängelbeseitigungsanzeige) setzt also eine Mängelrüge voraus. Der Auftragnehmer beseitigt die beanstandeten Leistungen und schreibt eine Freimeldung. Der Auftraggeber nimmt die Leistung dann erneut ab. 

    Mängelfreimeldung gemäß VOB und BGB

    Mängelansprüche sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Abhängig vom Bauvertrag greifen: 

    • § 633 ff. BGB 
    • § 13 VOB/B 

    Auftragnehmer haben ihre Leistungen bzw. das Werk mangelfrei zu erbringen. Treten beim Zeitpunkt der Abnahme oder während der Verjährungsfrist Mängel auf, sind diese auf schriftliches Verlangen des Auftraggebers hin und innerhalb einer bestimmten Frist zu beseitigen.  

    Kommt der Auftragnehmer seiner Pflicht nicht nach, muss er die Kosten für die Beseitigung durch Dritte tragen. 

    Als Auftragnehmer sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Leistungen frei von Mängeln zu erbringen oder diese ggf. zu beseitigen. Damit eine erneute Abnahme durch den Auftraggeber erfolgen kann, schreiben Sie eine Mängelfreimeldung. 

    Voraussetzungen: Es bestehen Baumängel

    Damit es überhaupt zu einer Mängelfreimeldung kommen kann, muss ein Baumangel vorliegen und vom Auftraggeber angezeigt werden.  

    Baumängel liegen dann vor, wenn die vertragliche Vereinbarung oder Regelwerke nicht eingehalten werden. Dazu greifen das BGB und die VOB/B.

    Nach §13 VOB/B ist das der Fall, wenn:

    • Die Leistung beim Zeitpunkt der Abnahme nicht die vereinbarte Beschaffenheit aufweist. 
    • Die Leistung sich (bei nicht vereinbarter Beschaffenheit) nicht für die im Vertrag vorausgesetzte Verwendung eignet bzw. für die gewöhnliche Verwendung und eine Beschaffenheit aufweist, die bei Werken der gleichen Art nicht üblich ist. 

    In diesen Fällen ist eine Mängelanzeige gerechtfertigt und der Auftragnehmer dafür zuständig, seine Leistung nachzubessern. 

    Gewährleistungsfristen

    Die folgenden Fristen gelten für Mängel, die bei der Abnahme der Leistung an einem Bauwerk unentdeckt geblieben sind. Offene Mängel müssen dagegen vor oder bei der Bauabnahme beanstandet werden. 

    Zunächst gilt die vertraglich vereinbarte Verjährungsfrist für Mängelansprüche. Wurde diese nicht festgelegt, greift die gesetzliche Gewährleistungsfrist. 

    Die Gewährleistung beginnt mit der Abnahme der gesamten Leistung bzw. mit der Teilabnahme, wenn zum Beispiel ein Bauabschnitt fertiggestellt wurde.  

    Bei VOB-Verträgen ist die Gewährleistungsfrist von der Art der Bauleistung abhängig (§ 13, Abs. 4): 

    • 4 Jahre für Bauwerke 
    • 2 Jahre für vom Feuer berührte Teile von Feuerungsanlagen 
    • 2 Jahre für Teile von maschinellen und elektrotechnischen / elektronischen Anlagen (unter bestimmten Voraussetzungen) 
    • 1 Jahr für feuerberührte und abgasdämmende Teile industrieller Feuerungsanlagen 

     

    Die BGB-Gewährleistung für private Bauverträge beträgt (§ 634a): 

    • 5 Jahre für Bauwerke und Werke 

    Die Mängelanzeige muss folglich innerhalb der genannten Fristen gestellt werden. Die Anzeige selbst enthält dann wiederrum eine Frist, innerhalb welcher der Auftragnehmer den Mangel zu beseitigen hat. Diese Frist muss angemessen sein und ist vom Auftraggeber individuell festzulegen. Je aufwendiger die Beseitigung ist, desto länger sollte die Frist sein.  

    Falls der Auftragnehmer die Mängel nicht rechtzeitig beseitigt, kann der Auftraggeber Dritte dafür beauftragen. Die Kosten trägt der Auftragnehmer entsprechend. 

    Was Sie über die Mängelfreimeldung wissen müssen

    Warum der Schriftweg sinnvoll ist, wann Sie die Mängelfreimeldung schreiben sollten, und welche Inhalte reingehören, erklären wir jetzt.
    mängelbeseitigung mängelfreimeldung vorlage

    Hat die Mängelfreimeldung schriftlich zu erfolgen?

    Nein, die Freimeldung von Mängeln muss grundsätzlich nicht schriftlich erfolgen. Trotzdem ist es sehr empfehlenswert, die Schriftform zu wählen und so nachweisen zu können, dass die Meldung tatsächlich und innerhalb der vorgegebenen Frist gemacht wurde. Als Auftragnehmer sind Sie schließlich verpflichtet, den Auftraggeber über die fristgerechte Beseitigung zu informieren. 

    Von einem kurzen Anruf ist folglich besser abzusehen, da Sie damit kein gutes Beweismittel bei Streitigkeiten vorweisen können. Nutzen Sie stattdessen eine Vorlage oder wählen Sie digitale Arbeitsweisen. Wichtig ist, dass Sie den Sachverhalt gut beschreiben und nachvollziehbar machen. Auf diese Weise schützen Sie sich vor Schadensersatzzahlungen oder anderen Forderungen. 

    Wann sollte die Mängelfreimeldung erfolgen?

    Mit der Mängelfreimeldung setzen Sie den Auftraggeber in Kenntnis, dass der Mangel behoben wurde. Je früher die Meldung erfolgt, desto besser. Stellen Sie dafür eine schnelle und einfache interne Kommunikation sicher. Nur weil der Monteur den Mangel beseitigt hat, weiß der Bauleiter schließlich noch nicht Bescheid.

    Welche Inhalte sind wichtig?

    Nehmen Sie folgende Punkte in der Mängelfreimeldung auf:

    • Details zum Bauprojekt
    • Namen des Auftraggebers und Auftragnehmers
    • Beschreibung des Mangels
    • Beschreibung der Leistung, um den Mangel zu beheben
    • Datum der Beseitigung
    • Ort und Datum
    • Unterschrift

     

    Beschreiben Sie in der Mängelfreimeldung im Zweifel lieber ein Detail mehr als zu wenig, um sich rechtlich gut abzusichern.

    Mängelfreimeldung Vorlage

    Jedes Mal ein neues Dokument aufzusetzen, macht unnötig Arbeit. Verwenden Sie besser eine Mängelfreimeldung Vorlage. So brauchen Sie nur die Details anpassen und können die Meldung im Nu an den Auftraggeber verschicken.  

    Mängelfreimeldung Vorlage

    Laden Sie das kostenlose Mängelfreimeldung Muster im Word Format direkt hier herunter:


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      Was passiert nach der Mängelfreimeldung?

      Sobald Sie den Mangel freigemeldet haben, folgt die erneute Abnahme nach Mängelbeseitigung.  

      Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Mängelbeseitigung abzunehmen. In der Praxis kann es aus Zeitnot aber auch vorkommen, dass die Meldung einfach durchgewunken wird. Im Idealfall wird aber ein Termin mit dem Auftragnehmer vereinbart, um den Bauabschnitt gemeinsam zu begehen und die Freimeldung zu prüfen. Ratsam ist das insbesondere bei VOB-Verträgen.

      Praxistipp: Lassen Sie sich die Mängelbeseitigung in einem Abnahmeprotokoll bestätigen. So sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.

      Eine gute Basis für die gemeinsame Abnahme bildet das Formblatt 443 VHB-Bund. Dieses kann einfach ausgefüllt werden und stellt einen rechtssicheren Nachweis dar. Zusätzlich sollte die Abnahme mit Fotos dokumentiert werden. 

      Prüfung: Wurden die Mängel behoben?

      Wurden die Mängel erfolgreich behoben, hat sich der Fall geklärt.

      Stellt der Auftraggeber fest, dass der Mangel weiterhin besteht oder unzureichend behoben wurde, gibt es folgende Optionen:

      • Forderung einer Nachbesserung (erneute Anzeige)
      • Forderung einer Kostenminderung
      • Beauftragung eines anderen Bauunternehmens

       

      Im Idealfall können Sie das Werk nachbessern und den Mangel beseitigen. Ob Sie vom Auftraggeber dazu die Möglichkeit erhalten, hängt sicherlich mit dem Vertrauen zu Ihnen und der Begründung, weshalb die Leistung nicht bereits nach der ersten Anzeige einwandfrei geliefert wurde, zusammen.

      Neue Gewährleistungsfristen

      Die Mängelfreimeldung und erneute Abnahme nach Mängelbeseitigung haben auch Auswirkungen auf die Gewährleistungsfrist. 

      Bei VOB-Verträgen beginnt nach Eingang der Mängelfreimeldung für die jeweilige Leistung eine neue Verjährungsfrist von zwei Jahren. Diese endet jedoch nicht vor Ablauf der oben genannten Regelfristen (z.B. vier Jahre) oder einer anderen vereinbarten Frist.  

      Praxistipp: Zögern Sie das Versenden der Mängelfreimeldung nicht unnötig hinaus, denn das verschiebt die Verjährungsfrist nach hinten. 

      Verträge nach BGB sehen den Neubeginn der Frist zum Zeitpunkt der Mängelbeseitigungsanzeige vor, was fünf Jahren entspricht.  

      Digitales Mängelmanagement ohne Chaos

      Mängel können sich auf einer Baustelle schnell häufen. Wenn dann kein guter Plan für die Kommunikation und Behebung sowie Freimeldung der Mängel besteht, führt das dazu, dass wichtige Aufgaben übersehen werden und der Überblick endgültig verloren geht. Es herrscht Chaos, das mit jedem Tag größer zu werden scheint. Am Ende des Tages wird dann die Freimeldung eines Mangels vergessen – mit unmittelbaren Folgen auf das weitere Baugeschehen und die rechtlichen Aspekte.

      Gehen Sie deshalb über die Nutzung von Vorlagen hinaus und managen Sie Mängel effizient und digital. Mithilfe von digitalen Anwendungen wie der CENDAS App lassen sich nachzubessernde Leistungen schnell erfassen, einfach kommunizieren und anschließend beheben.

      Nicht nur das Mängelmanagement lässt sich damit handhaben. Sie halten mit CENDAS die gesamte Baudokumentation wie Bautagebuch, Nachträge oder Behinderungsanzeigen fest.

      Von der Mängelanzeige bis zur Mängelfreimeldung mit CENDAS: schnell und transparent

      Bis zur Mängelfreimeldung ist es ein langer Weg – aber nicht mit CENDAS! Die App liefert Ihnen den Echtzeit-Einblick in Ihr Bauprojekt und jeder weiß immer Bescheid, was noch zu tun ist oder schon erledigt ist.

      Konkret bedeutet das:

      1. Sobald Sie eine Mängelanzeige erhalten, legen Sie diese im digitalen Bauplan als Aufgabe an. In der Aufgabe befinden sich z.B. die Beschreibung, Fotos und Kommentare zum Mangel. Sie vergeben eine Zuständigkeit und können den Bearbeitungsstatus einsehen.
      2. Ein Monteur behebt den Mangel, kann (falls notwendig) weitere Notizen hinzufügen und erneut ein Foto machen. Sobald sich der Status auf „erledigt“ ändert, können Sie anhand der Informationen in der Aufgabe eine Mängelfreimeldung schreiben und dieser anhängen.
      3. Bei der Abnahme durch den Auftraggeber stehen Ihnen auf dem Tablet oder Smartphone alle Infos mit nur wenigen Klicks griffbereit zur Verfügung. Die Abnahme kann ebenfalls bei der Aufgabe dokumentiert werden.
      CENDAS Mobile App

      Vorteile

      Sind Sie neugierig, wie die frühzeitige und transparente Dokumentation sowie Abwicklung von Mängeln mit CENDAS funktioniert? Dann starten Sie jetzt mit uns und machen Sie aus Ihrer Baustelle endlich ein Bauprojekt:

      Fazit: Auf Bauprojekten ist die Mängelfreimeldung schnell erledigt

      Dokumentation ist das A und O bei jedem Bauprojekt. Die Mängelfreimeldung – ein Schreiben mit guten Nachrichten für den Auftraggeber – ist ein wichtiger Bestandteil im Mängelmanagement. Doch der zusätzliche Aufwand führt öfter mal dazu, dass die Freimeldung nicht ordentlich gemacht wird. 

      Damit die Mängelbeseitigung in Ihrem Betrieb unkompliziert vonstatten geht, ist eine schnelle Kommunikation und Abstimmung im Team entscheidend. Verwenden Sie daher neben Vorlagen auch digitale Tools wie CENDAS, um die Prozesse mit möglichst wenig Aufwand abzuwickeln und immer auf dem laufenden Stand zu sein

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      So schnell haben Sie Mängel noch nie behoben!

      Mit CENDAS können Mängel umgehend dokumentiert und ans Team auf dem Bau kommuniziert sowie beseitigt werden.
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      Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität. Die Inhalte ersetzen keine Rechtsberatung. Nehmen Sie für die Klärung gesetzlicher Sachverhalte Kontakt mit Ihrem Anwalt auf.

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