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Baubesprechung und Protokoll: 5 Praxis-Tipps für Handwerksunternehmen

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    Baubesprechungsprotokoll Vorlage
    < Baubesprechung und Protokoll: 5 Praxis-Tipps für Handwerksunternehmen
    AutorIn: Sandra Stehle
    Lesedauer: 9 Min.
    Veröffentlichung: 04.09.2023

    Wenn 20 Themen in einer Baubesprechung behandelt werden, aber bestenfalls ein Baubesprechungsprotokoll mit der Hälfte der Themen ausgehändigt wird, ist es kaum möglich, alle Informationen an Nachunternehmen und Monteure weiterzugegeben. Rückfragen von Handwerkern sind vorprogrammiert, was letztlich doppelte Arbeit macht.

    Und wenn Sie Pech haben, laufen Sie erst in der Baubesprechung mit dem Auftraggeber über 20.000 m² Baufläche und danach nochmal mit dem zuständigen Monteur und dann noch 2-mal, um zu prüfen, ob alles nach Plan läuft.

    Hier erhalten Sie deshalb nützliche Praxis-Tipps und erfahren, wie Sie als Handwerksunternehmen das Beste aus Baubesprechungen machen und sich die 20.000 Schritte mehr am Tag sparen können.

    Inhalte

    Das Wichtigste zuerst:

    • Das Baubesprechungsprotokoll wird oft vernachlässigt. Nehmen Sie die Dokumentation daher in die eigene Hand.
    • Bereiten Sie sich auf die Besprechung vor, um bessere Einschätzungen zu Terminfristen zu machen. 
    • Es gibt digitale Wege, mit denen Sie Informationen schnell und einfach an Ihre Nachunternehmen weitergeben können (trotz Sprachbarriere).

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    Was ist eine Baubesprechung?

    Die Baubesprechung dient dazu, sich gemeinsam über den Bauablauf abzustimmen. Hierzu treffen sich der Bauleiter und die Verantwortlichen der einzelnen Baufirmen zu einem gemeinsamen Meeting. Von den Gewerken nimmt normalerweise der bauleitende Obermonteur teil, je nach Auftraggeber aber auch der Projektleiter. Die Besprechungen finden regelmäßig, zum Beispiel wöchentlich oder im Zwei-Wochen-Takt, statt. 

    Das Ziel eines solchen Jour-fixe ist es, einen reibungslosen und effizienten Ablauf am Bauobjekt zu ermöglichen.  

    Dabei wird u.a. Folgendes thematisiert: 

    • Neue Termine und Fristen zur Fertigstellung 
    • Fortschritt von Teilabschnitten 
    • Änderungen vom ursprünglich geplanten Ablauf 
    • Ergänzungen von Arbeiten 
    • Technische Details 
    • Vereinbarungen zur Vorgehensweise 
    • Festlegung von Verantwortlichkeiten 

    Die Verantwortlichen der Handwerksunternehmen kommunizieren anschließend alle notwendigen Informationen an Ihre Mitarbeiter und Nachunternehmer weiter. 

    Wer führt die Baubesprechung?

    Die Baubesprechung wird normalerweise von der Bauleitung bzw. dem Auftraggeber durchgeführt. Außerdem wird ein Protokollführer bestimmt, der das Besprochene schriftlich festhält. Das kann eine Vertretung der Bauleitung sein. 

    Sind Baubesprechungen verpflichtend?

    Die Baubesprechung ist in Hinblick auf eine umfassende Bauüberwachung nach HOAI die Aufgabe des Architekten bzw. Bauingenieurs. Allerdings wird nicht gesetzlich vorgeschrieben, wie diese Baubesprechungen zu führen sind. Es empfiehlt sich daher, Genaueres in den Werkverträgen zu definieren. 

    Auch wenn es keine Pflicht für Baubesprechungen bzw. die Protokollierung gibt, wird das in der Baustellenpraxis gelebt. Schließlich werden dadurch Entscheidungen transparent festgehalten, Verantwortlichkeiten definiert und nachvollzierbar gemacht. 

    Warum Besprechungen langwierig und anstrengend sein können

    Viele Baubesprechungen gelten als zäh oder unnötig lange und werden schnell als Zeiträuber abgetan. Das liegt unter anderem an den folgenden Fehlern, die aber leicht umgangen werden können. Als Handwerksunternehmen haben Sie darauf jedoch nur bedingt Einfluss.  

    baubesprechung führen

    Die Besprechung hat kein Ziel

    Bevor Sie an einem Meeting teilnehmen oder spätestens zu Beginn davon, sollte das Ziel davon klar sein. In der Praxis werden viele Besprechungen ohne Plan bzw. Agenda oder Checkliste durchgeführt, was zu einem unstrukturierten Ablauf führt. Das macht das Ganze für alle Teilnehmer anstrengend.   

    Es wird kein zeitliches Limit gesetzt

    Zeit ist Geld“, das trifft ohne Frage auf so gut wie jede Baustelle zu. Wird eine Besprechung ohne ein zeitliches Limit geführt, können Themen schnell ausufern und die Besprechung unnötig in die Länge ziehen. Für jede Besprechung sollte daher ein Zeitlimit angesetzt werden, von dem alle Beteiligten auch erwarten können, dass dieses eingehalten wird. 

    Es gibt Streit anstelle eines konstruktiven Austauschs

    Die Zusammenarbeit und Abstimmung auf der Baustelle ist eine Herausforderung. Wenn etwas nicht so klappt, wie geplant, ist schnell ein Schuldiger gefunden. Wird allerdings die Baustellenbesprechung zu einer Streiterei und Vorwürfe werden sich gegenseitig an den Kopf geschmissen, wird das Ziel der eigentlichen Besprechung weit verfehlt.  

    Als Handwerksunternehmen brauchen Sie sich das nicht gefallen lassen. Weisen Sie den Besprechungsleiter höfflich darauf hin, dass der Sachverhalt in einem anderen Termin diskutiert werden kann. 

    Es werden umfangreiche Planungsfragen diskutiert

    Ein Besprechungstermin mit mehreren Gewerken und anderen Firmen hat den Fokus darauf, die Prozesse auf der Baustelle zeitlich zu koordinieren. Thematisiert werden in der Regel Termine sowie Zwischen- und Vorleistungen, die für die Gewerke relevant sind. Kommen umfangreiche Planungsfragen auf, beanspruchen diese schnell viel Zeit und sprengen den Rahmen der eigentlichen Agenda

    baustellenbesprechung

    Die Besprechung erfolgt in einer zu großen Runde

    Themen, die eindeutig nur eine Partei in der Baubesprechung betreffen, sollten auch nur mit dieser geklärt werden. Sind allerdings Nachträge, Aufmaß oder Abrechnungsfragen an der Tagesordnung, läuft etwas falsch. 

    Das Baubesprechungsprotokoll: Theorie vs. Praxis

    In einem Baubesprechungsprotokoll wird schriftlich festgehalten, was bei einem Termin besprochen wurde. Protokolle erfüllen hierbei einen Dokumentationszweck, sind aber auch für die Bauleitung, Bauträger, Auftragnehmende und Nachunternehmen wichtig, um einen Überblick über das Projekt zu erhalten.  

    Ein Blick in die Praxis zeigt, dass Protokolle nur teilweise erstellt werden.

    Wenn diese dann „irgendwo“ abgelegt werden, weiß am Ende keiner mehr genau, was besprochen wurde. Ganz zu schweigen von einer sauberen Dokumentation in den Plänen.  

    Gehen wir davon aus, dass das Protokoll erstellt wird. Dann ist Folgendes zu berücksichtigen.

    Inhalte: Was sollte im Protokoll stehen?

    protokoll baubesprechung

    Für das Protokoll ist ein Aufbau und Inhalt wie folgt sinnvoll:

    • Projektdetails: Projektnummer oder klare Projektbezeichnung und Bauvorhaben 
    • Teilbereich: Welcher Teil oder welche Arbeiten der Baustelle besprochen werden (z.B. nur Elektroinstallationen) 
    • Datum und Ort: Wann und wo die Besprechung stattfindet 
    • Protokollführer: Wer für das Protokoll verantwortlich ist 
    • Teilnehmende: Alle eingeladenen Personen mit Vermerk, wer davon anwesend ist 
    • Anlass: Hintergrund der Besprechung / Agenda 
    • Tagesordnungspunkte: Inhalte und Schlussfolgerungen / Aufgaben sowie den Verantwortlichkeiten dafür mit Terminen und Fristen. 
    • Verteiler: Liste aller Personen, die das Protokoll erhalten  
    • Unterschrift: Ort und Datum sowie Unterschrift des Protokollführers 
    • Weitere Termine: z.B.  der Termin der nächsten Besprechung 

    Eine Unterschrift ist rechtlich nicht explizit vorgeschrieben. In der Praxis unterschreibt der Protokollführer aber für gewöhnlich. Die Unterschrift aller anderen Parteien kann eingeholt werden, ist aber keine Pflicht. Bei Stillschweigen wird ohnehin von einer Zustimmung ausgegangen. 

    Gründe für das Protokoll

    Im Protokoll wird festgehalten, wie die weitere Bautätigkeit erfolgen soll. Es ist daher ein wichtiges Fundament, erfüllt aber noch andere Zwecke. 

    Transparente Dokumentation mit Verbindlichkeit

    Durch die schriftliche Dokumentation wird das Besprochene transparent und erhält eine Verbindlichkeit. Außerdem können Sie Missverständnisse ausschließen, indem Sie das Protokoll prüfen und bei falschen Angaben korrigieren lassen.  

    Informationsbereitstellung

    In Protokollen wird das Wichtigste festgehalten. So kann sich jeder, der nicht an der Baubesprechung teilnehmen konnte, einen Überblick machen und den aktuellen Stand einsehen. Die Baubesprechungsprotokolle können auch für externe Parteien relevant sein. 

    Beweissicherung

    Die Dokumentation anhand von Besprechungsprotokollen stellt ein Beweismittel dar, das Sie viele Jahre nach Fertigstellung des Bauobjekts noch heranziehen können. Mit dem Protokoll kann nachvollzogen werden, wer für die Leistung verantwortlich war. Streitfälle, die evtl. vor Gericht landen würden, können mithilfe der Dokumentation geschlichtet werden. So sind Sie bei einer Anzeige von Mängeln oder Schadensersatzforderungen auf der sicheren Seite

    Was sollten Handwerksunternehmen noch beachten?

    Das Baubesprechungsprotokoll ist ein verbindliches Dokument. Für seine Rechtsgültigkeit muss es nicht zwingend unterschrieben werden, denn ein Stillschweigen gilt in der Regel als Zustimmung, es sei denn, es ist anders vermerkt.  

    baubesprechung protokoll prüfen
    Für Handwerksunternehmen ist es sehr zu empfehlen, das Protokoll auf Richtigkeit zu prüfen.

    Stimmt es nicht mit dem überein, was besprochen wurde, sollte gegen falsche Angaben innerhalb weniger Werktage ein schriftlicher Einspruch erhoben werden. Ein fehlender Widerspruch wurde vom Bundesgerichtshof als Zustimmung gewertet. Lassen Sie das Protokoll berichtigen, damit es später nicht zu Auseinandersetzungen kommt. 

    Praxis-Tipps für Handwerksunternehmen

    Damit Ihr Auftraggeber Ihre Zeit nicht unnötig beansprucht und Sie Ihre Zeit optimal nutzen können, haben wir ein paar Tipps und Empfehlungen für Sie. 
    zufriedene handwerker

    Tipp 1: Fordern Sie vor kritischen Besprechungen eine Agenda und Teilnehmerliste an

    Generell empfiehlt es sich, eine Agenda vor jeder oder zumindest kritischen Besprechungen anzufordern. Das gibt Ihnen einen Anhaltspunkt und Sie können während der Gespräche immer wieder darauf hindeuten, sollte der Auftraggeber vom wesentlichen Thema abschweifen oder an einem unnötig lange verharren.   

    Falls Sie zu Besprechungen geladen werden, ist es sehr hilfreich zu wissen, wer von der Auftraggeber Seite erscheint. So können Sie sicherstellen, dass Sie später nicht allein teilnehmen und die andere Partei mit beispielsweise fünf Mann dasitzt. Das ist insbesondere ratsam, wenn das Gespräch Konfliktpotenzial birgt. 

    Tipp 2: Bereiten Sie sich auf die Besprechung vor

    Mit einer guten Vorbereitung lässt es sich vermeiden, dass Sie während der Besprechung mit dem Auftraggeber über die ganze Baustelle rennen“ müssen, um dessen Fragen zu beantworten.  

    baubesprechungsprotokoll

    Die Vorbereitung ist am einfachsten, wenn Sie auf Ihre eigene Dokumentation zurückgreifen können. Das können Bautagesberichte sein oder eine Echtzeit-Übersicht zum aktuellen Stand des Bauprojekts wie es etwa mit CENDAS möglich ist. Damit halten Sie Mängel, fehlende Vorleistungen, Baubehinderungen oder Revisionen fest. 

    Auf die Frage des Auftraggebers „Werden Sie in diesem Bereich mit dem vorhandenen Personal rechtzeitig fertig?“, können Sie dann auch eine bessere Einschätzung geben. Oft lautet die Antwort einfach „Ja“, weil es schlecht beurteilt werden kann und eine akkurate Übersicht fehlt. In der Praxis wird dann meist mehr Zeit oder Personal benötigt, um diese Zusage tatsächlich einhalten zu können. 

    Tipp 3: Führen Sie Ihr eigenes Baubesprechungsprotokoll

    Wie erwähnt, sind die Dokumentation und Verfügbarkeit der besprochenen Informationen immer ein Thema. Selbst wenn ein Protokoll geführt wird, ist das kein Garant, dass Sie dieses im Nachgang erhalten. Das erschwert jedoch die Kommunikation und beeinträchtigt die Beweissicherung. 

    Umso wichtiger ist es, dass Sie eine eigenständige und saubere Dokumentation erstellen. Das ist mit CENDAS auf zwei Arten möglich, die sich zugleich gut ergänzen:  

    1. Dokumentation im Bauplan 
    2. Dokumentation im Bautagebuch 
    CENDAS Mobile App

    1. Digitaler Echtzeit-Bauplan

    Während der Baustellenbesprechung können Sie selbst mitschreiben, was für Sie relevant ist. Dazu nutzen Sie entweder eine Baubesprechungs-Vorlage oder greifen auf digitale Tools wie CENDAS zurück.  

    Baubesprechungsprotokoll Vorlage

    Protokoll für Baubesprechungen: Vorlage

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      Effizient und ohne Papierkram geht das, wenn das Besprochene direkt in To-Dos übersetzt oder z.B. eine Baubehinderung im Bauplan gekennzeichnet wird. Dazu erstellen Sie schnell und unkompliziert eine Aufgabe im digitalen Plan mit CENDAS. Dieses ist für jeden einsehbar, der darauf Zugriff hat. 

      Sie können auch eine Frageliste oder relevante Themen als Aufgabe anlegen. Die Aufgabe können Sie dann von überall aus und zu jeder Zeit erweitern und haben es in der nächsten Baubesprechung zur Hand. Auch die Besprechungsergebnisse lassen sich damit festhalten und an andere kommunizieren. 

      2. Smartes Bautagebuch

      CENDAS Tablet Revisionspläne

      Erstellen Sie ein vollständiges Bautagebuch. Dieses bietet eine gesonderte Nachweisfunktion und ist rechtssicher. Beim Bautagebuch von CENDAS haben Sie den großen Vorteil, dass alle Aufgaben mitgetrackt werden. Selbst wenn Sie am Ende des Tages keine Zeit für einen Eintrag haben, können Sie genau nachvollziehen, wer welche Aufgabe am Bauprojekt an diesem Tag erledigt hat. 

      Tipp 4: Vereinfachen Sie die Kommunikation mit Nachunternehmen

      Nach der Baubesprechung heißt es, die neuen Termine, vorhandenen Probleme und notwendigen Anpassungen an Ihre eigenen Mitarbeiter und die der Nachunternehmer zu kommunizieren. Wenn aber beispielsweise der Vorarbeiter eines Nachunternehmens nicht erreichbar ist, gerät die Kommunikation sehr schnell ins Stocken. Außerdem wird der Informationsaustausch häufig durch Sprachbarrieren beeinträchtigt. 

      Viel schneller, zuverlässiger und transparenter ist es, wenn Sie eine gemeinsame Plattform nutzen, auf die Sie und Ihre Nachunternehmer zugreifen können. Statt jedem einzeln zu erklären, wer für was zuständig ist, erstellen Sie bei CENDAS einfach eine Aufgabe und weisen es entsprechend zu.  

      • Die Aufgabe wird dabei direkt an der richtigen Stelle im digitalen Bauplan eingetragen.  
      • Fügen Sie eine Deadline und andere relevante Informationen hinzu.  
      • Bei Bedarf hängen Sie noch ein Bild an. 

      Und schon ist die Aufgabenverteilung fertig und Sie haben sich einiges an Zeit gespart. 

      Tipp 5: Nutzen Sie digitale Alternativen wie Video-Meetings

      protokoll baustellenbesprechung

      Wenn eine Besprechung ungünstig liegt, weil Sie z.B. auf einer kilometerweit entfernten Baustelle vor Ort sind, lohnt es sich in vielen Fällen nicht, extra zum Termin zu fahren. Gleiches gilt, wenn Sie als Projektleiter einen Tag im Büro oder Home-Office verbringen, aber die Besprechung nicht verpassen möchten. In solchen Situationen können Sie in Abstimmung mit dem Auftraggeber nach Möglichkeiten suchen, digital teilzunehmen. Das kommt sicher auch den anderen Gewerken zugute, schließlich setzen seit der Krise über 60% der Betriebe im Baugewerbe auf Home-Office. 

      Fazit: Baustellenbesprechungen effizient handhaben

      Mit der richtigen Vorbereitung und einer Agenda verkürzt sich die Zeit der Baubesprechung. Wenn Sie dann noch aktiv werden und Ihre eigene Version eines Protokolls digital erstellen und in Echtzeit mit Ihren Nachunternehmen teilen, weiß jeder Bescheid und Sie haben mehr Zeit für die nächste Pause. 

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      So gehen in Baubesprechungen keine Informationen mehr verloren

      Mit der Baustellensoftware für TGAs führen Sie Ihr eigenes „Protokoll“ und geben Informationen in Echtzeit weiter.
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      Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität. Die Inhalte ersetzen keine Rechtsberatung. Nehmen Sie für die Klärung gesetzlicher Sachverhalte Kontakt mit Ihrem Anwalt auf.

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