Revisionspläne in Echtzeit: 1 aktueller Plan für alle!

Auf einen Blick:

Revisionspläne sind fast nie aktuell, da es an Kommunikation und Transparenz im Prozess mangelt.
Für Handwerksunternehmen hat das höhere Aufwände und mitunter Verluste zur Folge.
Mit der digitalen Echtzeit-Revision von CENDAS arbeiten alle nach dem gleichen und aktuellen Plan.

Was sind Revisionspläne?

Ein Revisionsplan beschreibt Änderungen detailliert, die an einem Bauvorhaben vorgenommen werden. Mit Revisionsplänen (auch Bestandsplänen) ist somit der aktuelle Stand des Projekts ersichtlich und alle Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert.

Notwendig sind Revisionen, da die ursprüngliche Ausführungsplanung so gut wie nie den tatsächlich durchgeführten Leistungen entspricht. Der Fachplaner liefert mit seinen Unterlagen nur eine grobe Grundlage. Welche Mengen und Positionen auf der Baustelle tatsächlich zum Einsatz kommen oder wo diese exakt installiert werden, weicht öfters davon ab.

Verantwortlich für Revisionen ist der technische Systemplaner eines Handwerksunternehmens. Es kommt auch vor, dass die Erstellung an ein externes Büro ausgelagert wird, da Revisionspläne für Bauunternehmen einen großen Aufwand bedeuten.

Vor der Abnahme eines Bauprojekts müssen die Revisionszeichnungen an den Auftraggeber überreicht werden. Geregelt wird das im Bauvertrag bzw. der VOB/C. Insgesamt besteht zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ein hohes Konfliktpotenzial, da gesetzlich nicht definiert ist, wie umfangreich und konkret die Unterlagen sein müssen.

Gründe für Änderungen der ursprünglichen Planung

Baupläne ändern sich sehr häufig. Veranlasst werden Änderungen entweder:

(1) über das Büro oder

(2) direkt von der Baustelle aus.

Als technischer Systemplaner haben Sie Revisionen, die vom Auftraggeber ausgehen und direkt mit Ihnen geteilt werden, gut im Blick. Die Herausforderung besteht darin, die neuen Pläne zügig an alle Beteiligten an der Baustelle zu übergeben.

Anders ist es, wenn der Auftraggeber bei einer Baubegehung kurzfristige Änderungen beschließt, ohne dass diese anständig in einem Besprechungsprotokoll festgehalten werden.

Möglich ist auch, dass Änderungen einfach händisch ohne Dokumentation vorgenommen werden. Das ist z.B. der Fall, wenn der Elektromonteur Kabel anders verbaut oder eine Steckdose leicht verschiebt, weil andere Baumaßnahmen die vorgesehene Stelle blockieren. Bis Sie davon erfahren, können schon mal mehrere Wochen vergehen.

Warum sind Revisionspläne fast nie aktuell?

Revisionspläne sollten nicht erst seit der Digitalisierung des Handwerks baubegleitend erstellt werden und jedem einen Einblick zum Stand der Baustelle geben. In der Praxis funktioniert das aus mehreren Gründen und in den meisten Fällen jedoch nicht.

Langsame Kommunikation

Zwar können Sie aktuelle Baupläne schnell per E-Mail an den Bauleiter verschicken, das heißt aber nicht, dass dann jeder auf der Baustelle sofort mit diesem arbeitet.

Bis jeder Monteur oder auch Ihre Nachunternehmer endlich eine aktuelle gedruckte Version erhält, gibt es möglicherweise schon wieder einen neuen Plan.

Außerdem ist die „aktuelle“ Version im Büro selten wirklich aktuell. Auf der Baustelle kritzelt schließlich jeder bei Bedarf kleinere Änderungen in seinen gedruckten Plan ein. Bis das über den Bauleiter zurück ins Büro kommt, kann es dauern.

Und wer kennt es nicht: Der Kollege fährt mit seinen Unterlagen einfach direkt in den Urlaub. Die Baustelle läuft dann mit veralteten Informationen weiter.

Im schlimmsten Fall erreichen die Änderungen den technischen Systemplaner gar nie.

Fehlende Transparenz

Insgesamt fehlt es diesem ganzen Prozess an Transparenz. Sie können vermutlich nur schätzen, wie viele Versionen an Bestandsplänen auf Ihrer derzeitigen Baustelle im Einsatz sind. Mitunter sind es sicher mehr als 50 Varianten. Dann stellt sich noch die Frage, auf wie vielen davon wohl Änderungen eingezeichnet sind.

Folgen unvollständiger Revisionszeichnungen

Es hat Auswirkungen, wenn Revisionspläne veraltet oder unvollständig sind.

Mehraufwände schmälern den Gewinn

Wenn Änderungen und deren Mehraufwände (z.B. Stundeneinsatz) nicht nachvollziehbar sind, entstehen Verluste für Ihr Unternehmen.

Wie sollen dem Auftraggeber denn auch die Kosten einer Revision berechnet werden, wenn die interne Dokumentation für eine Baustelle nicht bis ins Büro gelangt?

Veraltete Pläne

Pläne müssen nicht nur vollständig sein, sie müssen auch an alle auf der Baustelle rechtzeitig kommuniziert werden. Jeder braucht einen aktuellen Plan. Ansonsten wird womöglich unwissentlich an etwas weitergearbeitet, das sich geändert hat. Und das kostet ebenfalls Geld.

Erheblicher Aufwand am Projektende

Wie lange dauert es in Ihrem Betrieb, bis alle Unterlagen sauber dokumentiert sind und die Schlussabnahme vollständig abgeschlossen werden kann? Einen Monat, zwei Monate, oder mehr?

Bis alle händisch festgehaltenen Änderungen auf zig Plänen sauber zusammengetragen und zu einem zusammengefasst werden können, vergehen schon mal mehrere Monate. Zeit, die eigentlich schon im nächsten Projekt benötigt wird.

Wenn der Auftraggeber Geld zurückbehält

Es gibt verschiedene Fälle, in denen Sie als Handwerksunternehmen Ihr Geld erst sehr spät erhalten.

Verringerte Liquidität: Geld wird vorab einbehalten

Häufig bestimmt der Auftraggeber vertraglich, dass vorab eine große Summe einbehalten wird. Diese soll erst ausbezahlt werden, wenn die Revisionspläne vollständig eingereicht sind. Für Handwerksunternehmen bedeutet das ein Verlust an Liquidität. Das Geld fehlt an anderer Stelle.

CENDAS Erfahrung: Bei einem unserer Kunden wurden vertraglich über 100.000 € festgehalten, die erst ausbezahlt werden sollten, wenn die Revisionspläne vorhanden sind. Der Kunde konnte den Betrag jedoch auf 15.000 € verringern. Er arbeitet mit CENDAS und konnte beim Auftraggeber vorzeigen, wie ihm die Echtzeit-Revision damit gelingt.

Vertraglich wurden dank CENDAS über 85 % weniger einbehalten und das Liquiditätsniveau des Handwerksbetriebs beibehalten.

Konfliktpotenzial: gekürzte Rechnungen

Es ist ärgerlich, kommt aber immer wieder vor. Das Projekt ist abgeschlossen, Sie reichen die Ausführungsunterlagen ein und der Auftraggeber kürzt die Rechnung um beispielsweise 20.000 Euro.

Grund: Die Revisionszeichnungen sind nicht vollständig.

Auch wenn der Fachplaner keine Pläne für Erweiterungen zur Verfügung gestellt hat, sind Sie zumindest nach VOB/C verpflichtet, Revisionspläne zu erstellen. Es spielt also keine Rolle, wie ungenau die Zeichnungen sind, die vom Auftraggeber kommen.

In solch einer Situation nachträglich die geforderten Revisionszeichnungen zu erstellen, ist mit viel Zeit und Kosten verbunden. Außerdem dauert es Monate, bis der volle Betrag auf dem Konto eingeht. Treffen Sie daher etwaige Vereinbarungen beim Vertragsschluss und nicht erst, wenn die Rechnung bezahlt werden soll.

Verschiedene Fälle sind bereits vor Gericht gelandet. Grundsätzlich gilt, dass es einen Mangel darstellt, wenn vertraglich vereinbarte Revisionsunterlagen fehlen. Der Auftraggeber ist dann berechtigt, einen Betrag zurückzubehalten. Im Urteil des Oberlandesgericht Brandenburg vom 4. Juli 2012, 13 U 63/08 soll die Höhe das Doppelte der Kosten für die Erstellung der Unterlagen betragen.

Wofür braucht der Auftraggeber die Revisionsunterlagen?

Mit vollständigen und richtigen Plänen ist es im Nachhinein einfacher, etwaige Fehlerursachen zu lokalisieren. Außerdem werden die Zeichnungen für Umbauten oder Erweiterungen benötigt.

Wie Echtzeit-Revisionen mit CENDAS funktionieren

Der Revisionsprozess erfolgt mit CENDAS komplett digital und in Echtzeit. So arbeiten alle während des gesamten Projekts mit denselben, aktuellen Plänen.

Statt Revisionszeichnungen auszulagern, haben Sie mit CENDAS das richtige Werkzeug, um die Pläne selbst in Echtzeit zu erstellen.

Ablauf: Echtzeit-Revision in 6 Schritten

Die Baustellenausführung erfolgt anhand von Tickets. Jeder (vom Monteur bis zum Geschäftsführer) kann Tickets über das Smartphone, Tablet oder den Laptop einsehen.

So geht’s:

Sie laden Ihre CAD-Pläne in die CENDAS App hoch.
CENDAS analysiert diese und erstellt automatisch Tickets.
Die Tickets werden auf der Baustelle bearbeitet.
Änderungen werden als Tickets eingetragen (z.B. vom Baustellenleiter) und an den Systemplaner adressiert. Sie können Änderungen auch direkt in den Plan zeichnen / malen.
Der Systemplaner arbeitet die Änderungen im CAD-Tool ein und lädt den aktualisierten Plan hoch.
Auf Basis der Tickets in CENDAS erfolgt die Freigabe und evtl. eine QA-Schleife, um sicherzustellen, dass die Anpassungen wirklich korrekt umgesetzt wurden.

Die neue Version wird auf allen Geräten synchronisiert, sodass jeder direkt über den aktuellen Stand informiert ist und entsprechend weiterarbeiten kann.

Sie können die Revision zusätzlich vom Baustellenleiter überprüfen lassen, damit wirklich alles den tatsächlichen Gegebenheiten auf der Baustelle entspricht.

Auf diese Weise verbessern Sie auch die Zusammenarbeit mit externen Planungsbüros.

Vorteile

Fazit: Digitale Echtzeit-Revisionen sorgen für Aktualität und Transparenz

Häufige Änderungen und langsame Kommunikationswege machen ein Bauprojekt schnell intransparent. Die Folgen: Mehraufwand und Kosten, spätestens dann, wenn der Auftraggeber bei der Abnahme die Rechnung nicht zahlt.

Wenn Sie auch keine Lust mehr haben, Plänen hinterherzurennen oder X-Versionen davon auf der Baustelle im Umlauf zu haben, ist es Zeit, Ihre Prozesse neu zu gestalten.

Mit CENDAS schließen Sie sich einer Reihe an Gewerken an, die ihre Baustelle produktiver machen. Überzeugen Sie sich von der Echtzeit-Revision. So aktuell waren Ihre Revisionspläne wahrscheinlich noch nie.

Optimieren Sie Ihre Revisionsprozesse

Ein Plan für alle! Mit der Baustellensoftware von TGAs für TGAs bleibt Ihnen der Revisionsstress zum Ende der Baustelle erspart.

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Wofür braucht der Auftraggeber die Revisionsunterlagen?

Wie Echtzeit-Revisionen mit CENDAS funktionieren

Ablauf: Echtzeit-Revision in 6 Schritten

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Fazit: Digitale Echtzeit-Revisionen sorgen für Aktualität und Transparenz

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