Das Wichtigste zuerst:
- Regiearbeiten sind Zusatzarbeiten, die nach Aufwand / Stunden abgerechnet werden.
- Für Gewerke besteht für solche Leistungen eine Dokumentationspflicht.
- Im Baualltag verschenken Handwerksbetriebe viel Geld, weil Regiearbeiten zwar gemacht, aber nicht richtig dokumentiert werden.
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Was sind Regiearbeiten?
Bei Regiearbeiten handelt es sich um Leistungen, bei denen statt einem Fixpreis der tatsächliche Aufwand abgerechnet wird. Sie grenzen sich also von Akkordarbeiten oder Pauschalarbeiten ab.
Diese Leistungen sind in der Regel Zusatzarbeiten, die bei der Angebotserstellung noch nicht absehbar waren und daher nicht im Angebot aufgeführt werden konnten.
Dazu ein Beispiel: Bei der Sanierung eines Dachs stellt der Zimmerer fest, dass ein Balken im Dachstuhl morsch ist. Der Balken muss ausgetauscht werden. Diese Leistung kann als Regiearbeit berechnet werden.
Es ist auch möglich, dass ein Auftraggeber einen Handwerksbetrieb mit nachträglichen Änderungen beauftragt, die nicht im Angebot berücksichtigt wurden.
Eine synonyme Bezeichnung für Regiearbeiten sind Stundenlohnarbeiten oder auch Regiestunden.
Wann sind Regiearbeiten notwendig?
Regiearbeiten fallen vor allem bei Renovierungen, Umbauten oder Sanierungen an.
Hier werden u.a. Dächer, Wände oder Böden geöffnet. Risse in den Wänden, unebene Böden oder eine beschädigte Bausubstanz erfordern dann schnelles Handeln – und zusätzliche Arbeit, die nicht im ursprünglichen Angebot enthalten ist.
Was enthält der Regiepreis?
Regiearbeiten verursachen Lohn- und Materialkosten, die entsprechend berechnet werden. Auch Kosten für Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge werden berücksichtigt, zum Beispiel, wenn ein Kran eingesetzt werden muss.
Der Regiepreis richtet sich nach dem tatsächlichen Aufwand. Abgerechnet wird etwa pro Leistungsstunde oder Materialeinheit.
Die Höhe des Preises für die Regiestunden wird üblicherweise am Ende eines Pauschalvertrags festgehalten. Dort werden entsprechend Stundensätze für die unterschiedlichen Positionen wie Meister oder Facharbeiter gelistet.
Was ist der Unterschied zwischen Regiearbeiten und Nachträgen?
Sowohl bei der Regiearbeit als auch bei Nachträgen werden Zusatzleistungen verrechnet, die nicht vorgesehen waren. Unter Regiearbeiten fallen hierbei Leistungen, die unverzüglich auszuführen sind, damit die Sicherheit auf der Baustelle gewährt bleibt oder überhaupt weiter gebaut werden kann. Regiearbeiten sind so gesehen generell dringlicher als Nachtragsarbeiten.
Nachträge sind erforderlich, um die Differenz zwischen Bau-Ist und Bau-Soll zu schließen. Gründe können etwa abweichende Fristen, falsch kalkulierte Mengen, geänderte Pläne (Revisionen) oder generelle Änderungswünsche des Auftraggebers sein. Für die Klärung der mit einem Nachtrag verbundenen Leistung ist entsprechend etwas mehr Zeit vorhanden. Deshalb sollten Auftragnehmer auch ein Nachtragsangebot schreiben und die Leistungen erst erbringen, nachdem sie eine Änderungsanordnung vom Auftraggeber erhalten haben.
Im Blogbeitrag zu Nachträgen finden Sie weitere Informationen und eine kostenlose Vorlage für Ihr Nachtragsangebot zum Download.
Welche Gewerke sind von Regiearbeiten betroffen?
Leistungen, die nicht im Angebot enthalten sind, werden grundsätzlich von allen Gewerken in der Branche erbracht. Allerdings handelt es sich bei manchen Gewerken wie den Schreinern dann eher um Nachträge statt Regiearbeiten.
Bei Handwerksbetrieben wie Malern, Gipsern oder Dachdeckern fallen Regiearbeiten dagegen häufiger an, da hier öfter unerwartete Reparaturleistungen und Anpassungen gemacht werden müssen.
Rechtliche Grundlage: Regiearbeiten nach VOB richtig handhaben
Wer Regiearbeiten abrechnen will, muss das bei Vertragsschluss mindestens mündlich gegenüber dem Auftraggeber erwähnen (§2 Abs. 10 VOB/B).
Besser ist eine schriftliche Vereinbarung, denn: „Wer schreibt, der bleibt.“ Wird dies nicht gemacht oder kann nicht nachgewiesen werden, dass Regiearbeiten Bestandteil des Vertrags sind, besteht kein Recht auf eine Berechnung und der Auftraggeber kann einen eingereichten Regiezettel zurückweisen.
„Stundenlohnarbeiten werden nur vergütet, wenn sie als solche vor ihrem Beginn ausdrücklich vereinbart worden sind.“
– §2 Abs. 10 VOB/B
Für Handwerker gilt daher, die Abrechnung von möglichen Regiearbeiten bei Vertragsschluss anzukündigen.
Dokumentationspflicht von Regiearbeiten
Bevor Sie Regiearbeiten durchführen, sollten diese laut §15 Abs. 3 VOB/B dem Auftraggeber mitgeteilt werden. Erfolgt das nicht, brauchen Sie einen Nachweis über die durchgeführten Arbeiten und den entstandenen Mehraufwand.
Regiearbeiten müssen daher exakt dokumentiert werden, damit Sie diese anrechnen können. Dazu eignet sich ein Regiezettel (auch Rapportzettel), der auch als Stundenlohnzettel oder Arbeitszeitnachweis bekannt ist.
Stundenlohnzettel werden dann wöchentlich oder werktäglich beim Auftraggeber eingereicht und von diesem bestenfalls anerkannt.
Stundenlohnzettel / Regierapport – Das gehört rein
- Datum
- Bezeichnung der Baustelle
- Beschreibung der Arbeiten / Leistungen
- Anzahl der Arbeitskräfte, ggf. mit Namen / Qualifikation
- Arbeitsstunden
- Verbrauchten Materialien (sofern Zusatzmaterial)
- Eingesetzte Maschinen und Fahrzeuge
- Unterschrift des Unternehmens / des Verantwortlichen
- Freigegebene Vorabklärung / Anordnende Stelle
Kostenlose Regiearbeiten Vorlage
Zur Dokumentation können Sie diese Regiearbeiten Vorlage nutzen. Tragen Sie sich ein und erhalten Sie die Vorlage kostenlos zum Download.
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Gewerke aufgepasst – 3 Fehler, die Zeit und Geld kosten
Regiearbeiten haben ihre Tücken, denn immer wieder passieren diese drei Fehler:
- Zusatzleistungen bleiben unbemerkt
- Regiearbeiten werden unzureichend dokumentiert
- Der Aufwand für die Dokumentation ist zu hoch
Nachfolgend ein paar Details und Beispiele dazu.
1. Zusatzleistungen bleiben unbemerkt
Dieser Fehler lässt sich am besten mit einem Beispiel erklären. Schauen wir einmal in die Praxis eines Gipsers:
Während eines Auftrags bemerkt der Gipser, dass eine kleine Ecke der Wand stärker beschädigt ist als ursprünglich angenommen. Um ein sauberes Ergebnis zu erzielen, entscheidet er sich, die Stelle zusätzlich zu verstärken. Er schneidet ein Stück Gipskarton zurecht, setzt es ein, verspachtelt es und glättet die Oberfläche.
Der Aufwand? Etwa 30 Minuten Arbeitszeit, Material und etwas Spachtelmasse.
Ein kleines Detail, könnte man meinen – doch genau dieses Detail wird nicht dokumentiert. Der Mitarbeiter notiert es nicht, der Chef bemerkt es nicht, und so landet die Leistung nicht auf der Rechnung. Eine halbe Stunde macht vielleicht nicht viel aus, über die gesamte Laufzeit der Baustelle betrachtet, kann sich aber eine beträchtliche Summe anhäufen.
Das führt nicht nur zu einem entgangenen Gewinn, sondern verursacht Zusatzkosten, die den eigentlichen Gewinn schmälern. Das verbrauchte Material und die investierte Arbeitszeit werden nicht einmal vom Auftraggeber wahrgenommen. Die Leistung gilt als selbstverständlich oder bleibt gänzlich unbemerkt.
2. Regiearbeiten werden nicht sauber dokumentiert
Schlecht dokumentierte Leistungen können zu Konflikten führen, vor allem wenn sich die verrichtete Leistung nach Fertigstellung hinter einer verschlossenen Wand versteckt. Werden hier keine ordentlichen Fotos gemacht, entsprechende Nachweise erbracht oder die Leistung vorab mit dem Auftraggeber besprochen, kann dieser die Abrechnung der Regiearbeiten ablehnen.
Für Handwerksbetriebe ist das eine ärgerliche Situation. Der Gewinn entfällt und der Auftraggeber ist wenig erfreut.
3. Die Dokumentation nimmt zu viel Zeit in Anspruch
Wer kennt es im Handwerk nicht: Es ist eigentlich Feierabend, aber trotzdem sitzt man abends noch mindestens eine Stunde an der Dokumentation. Es gibt mal wieder eine ganze Woche nachzuholen…
Im Baualltag war einfach zu viel los, als dass für die Dokumentation zwischendurch Zeit gewesen wäre.
Das ist nicht nur nervenaufreibend, sondern auch ineffizient und kostet im Endeffekt Geld. Allein die Tatsache, dass Sie sich Fotos aus dem WhatsApp Verlauf zusammensuchen und dann richtig zuzuordnen müssen, ist frustrierend. Ideal wäre es doch, wenn die Dokumentation parallel zum Bauen verlaufen könnte.
Statt zu viel Zeit zu investieren, können Sie mit modernen Tools wie Software oder App und nur wenigen Umstellungen viel effizienter arbeiten.
4 Praxis-Tipps: Regiearbeiten erfolgreich abwickeln
1. Holen Sie Ihre Mitarbeiter ins Boot
Beim Thema „Regiearbeiten“ ist es entscheidend, Ihre Mitarbeiter einzubeziehen und ein Grundverständnis für die Wirtschaftlichkeit am Bau zu schaffen. Nur so können alle an einem Strang ziehen.
Der Schlüssel liegt hierbei in der Kommunikation in und mit Ihrem Team.
Klären Sie auch von Anfang an, welche Leistungen in einem Auftrag enthalten sind, und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter genau wissen, was in der Leistungsbeschreibung steht. Alles, was darüber hinausgeht, zählt als Zusatzarbeit.
Stellen Sie zusätzlich ein Verständnis dafür her, dass jede zusätzliche Arbeit dokumentiert werden muss.
CENDAS-Tipp: Mit CENDAS arbeiten alle auf dem gleichen digitalen Plan und können sich einfach darüber verständigen und während der Bauphase parallel und rechtssicher dokumentieren.
2. Erstellen Sie eine Checkliste für die Durchführung von Aufgaben oder Regiearbeiten
Eine Orientierung für Ihre Mitarbeiter zum Beispiel in Form einer Checkliste kann sehr hilfreich sein. Erstellen Sie dazu einen konkreten Ablauf, wie mit Regiearbeiten umzugehen ist. Beantworten Sie dazu mindestens diese beiden Fragen:
- Wie erkennen Mitarbeiter, dass es sich um Regiearbeiten handelt?
- Wie sollen Mitarbeiter diese Arbeit dokumentieren (Fotos, Kommentare, etc.)?
3. Erbringen Sie lückenlose Nachweise
Es genügt nicht, wenn Ihr Team Zusatzarbeiten als Regiearbeiten erkennt. Es ist auch entscheidend, diese für den Auftraggeber in Form von Nachweisen für den Auftraggeber sichtbar zu machen.
Entwickeln Sie dafür einen routinemäßigen Arbeitsablauf, an den sich Ihre Handwerker gewöhnen können und den sie schnell umsetzen können. Mit einem Smartphone / Tablet in Kombination mit einer App oder Software bringen Sie Struktur in die Arbeitsabläufe.
4. Nutzen Sie digitale Tools
Es liegt eigentlich auf der Hand, dass mittlerweile kein Weg mehr an der Digitalisierung vorbeiführt. Sie erleichtert viele Prozesse und bringt Transparenz in den Baualltag. Informieren Sie sich über geeignete Software, die Sie bei der Erfassung von Regiearbeiten unterstützt und die Dokumentation erleichtert.
Mit digitalen Tools zur Erfassung von Rapporten erbringen Sie nicht nur Nachweise für Regiearbeiten und erfassen die Regiestunden, Sie dokumentieren damit den gesamten Baufortschritt und können mühelos Bautagesberichte, Nachträge oder Bedenkenanmeldungen erstellen. Auch Störungen managen Sie damit vorausschauend und können Mängel verhindern, bevor sie entstehen.
Vorteile
- Hohe Effizienz und Transparenz
- Rechtssichere Dokumentation
- Für alle, die ein Smartphone nutzen können
- Zukunftssichere Arbeitsweise
- Schnelle Kommunikation
- Vielfältig einsetzbar
Nachteile
- Implementierungsphase erfordert etwas Zeit
- Kostenfaktor
Fazit: Mit klaren Prozessen und Tools zum Erfolg
Regiearbeiten sind ein fester Bestandteil im Baualltag. Sie bergen jedoch Risiken durch unbemerkte Zusatzleistungen, mangelhafte Dokumentation und zeitaufwändige Nachbearbeitung. Hier können Sie als Handwerksbetrieb viel Zeit und Geld einsparen.
Unsere Empfehlung:
- Dokumentation priorisieren: Nutzen Sie Checklisten und Regiezettel, um Zusatzarbeiten lückenlos und rechtssicher zu dokumentieren.
- Mitarbeiter einbinden: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit Regiearbeiten und schaffen Sie ein Bewusstsein für die Wirtschaftlichkeit.
- Digitale Lösungen einsetzen: Erleichtern Sie die Dokumentation und Nachverfolgung mit moderner Software wie CENDAS, um die Effizienz und Transparenz zu steigern.
- Routinen etablieren: Entwickeln Sie standardisierte Arbeitsabläufe, um Regiearbeiten strukturiert und zeitsparend abzuwickeln.
So sichern Sie nicht nur Ihre Gewinne, sondern setzen auch auf eine zukunftssichere Arbeitsweise.
Wie erfassen Sie Ihre Regiearbeiten?
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